home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / RET405.ARJ / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-12-19  |  122KB  |  3,094 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.                                               _______
  10.                                          ____|__     |                (R)
  11.                                       --|       |    |-------------------
  12.                                         |   ____|__  |  Association of
  13.                                         |  |       |_|  Shareware
  14.                                         |__|   o   |    Professionals
  15.                                       -----|   |   |---------------------
  16.                                            |___|___|    MEMBER
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.              "The Retailer"
  24.  
  25.              A Multi-center Inventory Control System
  26.              Copyright (c) RetailWare 1988-1992. All rights reserved.
  27.  
  28.  
  29.  
  30.              RetailWare
  31.              2107 West Britton Road
  32.              Oklahoma City, OK  73120-1577
  33.  
  34.              Gary A. McNutt, Author
  35.              Voice (405)749-1763, Fax (405)751-5629
  36.              CompuServe 72331,53
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.              This program is copyrighted material for personal use. If
  42.              you would like to continue to use the program after a
  43.              (30) day evaluation period, send a check payable to
  44.              RetailWare for $49 to register your software with the
  45.              author.
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.                                     "The Retailer"
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.              "The Retailer" is dedicated to the memory of my father who
  58.              was a retailer all his life. I still have a mental image of
  59.              him, laboring over his order forms and inventory books.
  60.  
  61.              Many times, I saw him with his head down on a stack of order
  62.              forms, cat-napping.  He had to counterbalance ordering too
  63.              little with too much merchandise; and, not spending more
  64.              than there was in the bank.
  65.  
  66.              I think he would have been proud of this retailer.
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.                                        Page - 2
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.                                     "The Retailer"
  112.              TABLE OF CONTENTS
  113.  
  114.                  TOPIC                               PAGE
  115.  
  116.              ASP DOCUMENTS..............................4
  117.  
  118.              HOW TO REGISTER............................6
  119.  
  120.              INTRODUCTION...............................7
  121.  
  122.              DEFINITION OF SHAREWARE....................8
  123.  
  124.              DISCLAIMER-AGREEMENT.......................9
  125.  
  126.              SOFTWARE SUPPORT POLICY...................10
  127.  
  128.              INSTALLATION INSTRUCTIONS.................10
  129.  
  130.              COMMAND SUMMARY...........................11
  131.  
  132.              QUICK START TUTORIAL......................13
  133.  
  134.              GETTING STARTED
  135.                    Entering Your Initial Inventory.....20
  136.                    Create Manual Purchase Order........21
  137.                    Duplicating Purchase Orders.........21
  138.  
  139.              PROGRAM FUNCTIONS
  140.                    Add/Change/Delete Inventory Data....23
  141.                    Purchase Orders.....................30
  142.                    Sales Transactions..................33
  143.                    Company Information.................36
  144.  
  145.              FLOWCHARTS................................38
  146.  
  147.              ADVANCED FEATURES
  148.                    Sales History.......................39
  149.                    Printer Redirection.................41
  150.                    Segment Vendors ....................42
  151.                    Price Tags..........................44
  152.  
  153.              REVISION LIST.............................45
  154.  
  155.              PACKING LIST..............................46
  156.  
  157.              INDEX.....................................48
  158.  
  159.              REGISTRATION FORM.........................51
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.                                        Page - 3
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.                                     "The Retailer"
  173.              ASP DOCUMENTS
  174.  
  175.  
  176.              The Association of Shareware Professionals ("ASP")
  177.  
  178.              Statement of Purpose of the ASP:
  179.  
  180.              The ASP is an association for shareware authors with the
  181.              general goals of educating shareware authors and
  182.              distributors and the public, setting standards, sharing
  183.              resources and information among members.
  184.  
  185.              Definition of "Shareware":
  186.  
  187.              For the ASP's purposes, "Shareware" is software which meets
  188.              the following general criteria:
  189.  
  190.              - It is a "complete" program, ie: it performs all of the
  191.              major functions normally expected of a program of its type,
  192.              unlike a "commercial demo" which normally has a major
  193.              function disabled.
  194.  
  195.              - It is copyrighted (as opposed to uncopyrighted software
  196.              which is "public domain").
  197.  
  198.              - It may be copied for others to try out, subject to copying
  199.              restrictions which the author may or may not choose to
  200.              require, such as the following:
  201.  
  202.              - Registration fees may be required from the user as a
  203.              condition of continued use of the program beyond a trial
  204.              usage period. Not requiring such a fee or requiring fees
  205.              only from specific types of users, such as businesses and
  206.              government, but not individuals, does not disqualify a
  207.              program from being considered "shareware".
  208.  
  209.              - Compliance with specified standards may be required from
  210.              anyone copying the program for a fee or in conjunction with
  211.              any business enterprise.
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.                                        Page - 4
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.                                     "The Retailer"
  234.  
  235.              ASP DOCUMENTS
  236.  
  237.              RetailWare is proud to be a member of the
  238.              Association of Shareware Professionals (ASP).
  239.  
  240.              ASP wants to make sure that the shareware
  241.              principle works for you. If you are unable to resolve a
  242.              shareware-related problem with an ASP member by contacting
  243.              the member directly, ASP may be able to help. The ASP
  244.              Ombudsman can help you resolve a dispute or problem with
  245.              an ASP member, but does not provide technical support for
  246.              members' products. Please write to the ASP Ombudsman at
  247.              545 Grover Road, Muskegon, MI 49442  or send a Compuserve
  248.              message via CompuServe mail to ASP Ombudsman 70007,3536"
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.                                        Page - 5
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.                                     "The Retailer"
  295.              HOW TO REGISTER
  296.  
  297.  
  298.              "The Retailer" is a shareware product.  You may feel free to
  299.              make copies of this computer system and pass them on to
  300.              friends for their evaluation.  If you make use of this
  301.              software and continue to use it, you are expected to pay a
  302.              registration fee of $49.
  303.  
  304.              Mail to:
  305.  
  306.              RetailWare
  307.              2107 West Britton Road
  308.              Oklahoma City, OK 73120-1577
  309.  
  310.  
  311.              Call, E-Mail or Fax Credit Card orders:
  312.  
  313.  
  314.              Voice (405)749-1763, FAX (405)751-5629
  315.              CompuServe 72331,53
  316.  
  317.              Call Gary McNutt if you have any questions or wish to place
  318.              an order.
  319.  
  320.              Checks, MasterCard and Visa and are accepted. Purchase
  321.              Orders are accepted from most companies, schools, and
  322.              governmental agencies.
  323.  
  324.              Your registration fee entitles you to use this software on a
  325.              single computer and to make as many copies of this software
  326.              as you wish for backup purposes.  Site licenses are also
  327.              available, call or write for details.
  328.  
  329.              Upon receipt of your registration fee you will receive a
  330.              printed manual, a disk with the latest version of the
  331.              software and notice of updates to the software. Future
  332.              versions of this software are available to registered users
  333.              for $19.
  334.  
  335.              Use the last page of this manual or type the following to
  336.              print a registration form on your printer:
  337.  
  338.              COPY  INVOICE.DOC  PRN
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.                                        Page - 6
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.                                     "The Retailer"
  356.  
  357.  
  358.              INTRODUCTION
  359.  
  360.              "The Retailer" inventory software was developed specifically
  361.              for the small to medium size retail operation with multiple
  362.              locations that sell similar products in each store.
  363.  
  364.              Most small store owners are not ready to "bite the bullet"
  365.              to purchase the very expensive high-tech equipment required
  366.              for point-of-sale terminals, scanners and bar-coding
  367.              equipment.
  368.  
  369.              Today's merchant is challenged with making time consuming
  370.              manual calculations of sales from physical inventories and
  371.              recording "guess-timated" orders, posting transactions and
  372.              transferring figures from microscopic columns on ledger
  373.              sheets.
  374.  
  375.              Countless hours of productive time are wasted performing
  376.              repetitious, mind numbing calculations on an archaic ten-key
  377.              calculator while making the same decisions over and over and
  378.              over again, much like a recurring nightmare.
  379.  
  380.              "The Retailer" lets your computer do the tedious number
  381.              crunching work for you. Purchase orders that previously
  382.              required many long monotonous hours to produce, now appear
  383.              in minutes!
  384.  
  385.              "The Retailer" is a menu driven program, which can retrieve
  386.              information by random or sequential access using the item's
  387.              stock number or a user defined control number.  Now, you can
  388.              view the comparative performance of an item at all locations
  389.              on your monitor.  See at a glance where your stock is
  390.              located and how fast it is moving.
  391.  
  392.              "The Retailer" quickly creates purchase orders for any
  393.              vendor. While editing, you may add, change or delete items
  394.              in the purchase order.  You'll also be able to keep track of
  395.              back orders.  The process of posting and receiving purchase
  396.              orders is very fast.
  397.  
  398.              You may enter sales data randomly from your individual sales
  399.              slips using a stock number or control number.  Or, the
  400.              fastest way, for large volume stores, is to enter sales
  401.              sequentially from a physical inventory in an "order form" or
  402.              "on the shelf" sequence that you define.  You'll find that
  403.              sales posting is swift with full editing and sales reports.
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.                                        Page - 7
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.                                     "The Retailer"
  417.              After sorting, "The Retailer" identifies your best sellers
  418.              at each location.  To keep up with current sales trends,
  419.              reorder points and stock levels may be changed
  420.              automatically. These changes are based on comparative sales
  421.              performance and current stock conditions with a printed
  422.              "before and after" report.  Of course, you may preset your
  423.              stock levels and override any automatic changes.
  424.  
  425.              You will always know what is selling, where is selling and
  426.              when to buy more. The processes that have been consuming
  427.              your valuable time have been programmed to let "The
  428.              Retailer" do the work for you. Finally, you will have the
  429.              information that you've always needed and the time to use
  430.              it.
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.              DEFINITION OF SHAREWARE
  436.  
  437.              Shareware distribution gives users a chance to try software
  438.              before buying it. If you try a Shareware program and
  439.              continue using it, you are expected to register. Individual
  440.              programs differ on details -- some request registration
  441.              while others require it, some specify a maximum trial
  442.              period. With registration, you get anything from the simple
  443.              right to continue using the software to an updated program
  444.              with printed manual.
  445.  
  446.              Copyright laws apply to both Shareware and commercial
  447.              software, and the copyright holder retains all rights, with
  448.              a few specific exceptions as stated below. Shareware authors
  449.              are accomplished programmers, just like commercial authors,
  450.              and the programs are of comparable quality. (In both cases,
  451.              there are good programs and bad ones!) The main difference
  452.              is in the method of distribution. The author specifically
  453.              grants the right to copy and distribute the software, either
  454.              to all and sundry or to a specific group. For example, some
  455.              authors require written permission before a commercial disk
  456.              vendor may copy their Shareware.
  457.  
  458.              Shareware is a distribution method, not a type of software.
  459.              You should find software that suits your needs and
  460.              pocketbook, whether it's commercial or Shareware. The
  461.              Shareware system makes fitting your needs easier, because
  462.              you can try before you buy. And because the overhead is low,
  463.              prices are low also. Shareware has the ultimate money-back
  464.              guarantee -- if you don't use the product, you don't pay for
  465.              it.
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.                                        Page - 8
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.                                     "The Retailer"
  478.              DISCLAIMER - AGREEMENT
  479.  
  480.              Users of "The Retailer" must accept this disclaimer of
  481.              warranty: "The Retailer" is supplied as is.  The author
  482.              disclaims all warranties, expressed or implied, including,
  483.              without limitation, the warranties of merchantability and of
  484.              fitness for any purpose. The author assumes no liability for
  485.              damages, direct or consequential, which may result from the
  486.              use of "The Retailer".
  487.  
  488.              "The Retailer" is a "shareware program" and is provided at
  489.              no charge to the user for evaluation.  Feel free to share it
  490.              with your friends, but please do not give it away altered or
  491.              as part of another system.  The essence of "user-supported"
  492.              software is to provide personal computer users with quality
  493.              software without high prices, and yet to provide incentive
  494.              for programmers to continue to develop new products.
  495.  
  496.              If you find this program useful and find that you are using
  497.              "The Retailer" and continue to use "The Retailer" after a
  498.              reasonable trial period, you must make a registration
  499.              payment of $49 to RetailWare.  The $49 registration fee will
  500.              license one copy for use on any one computer at any one
  501.              time.
  502.  
  503.              You must treat this software just like a book.  An example
  504.              is that this software may be used by any number of people
  505.              and may be freely moved from one computer location to
  506.              another, so long as there is no possibility of it being used
  507.              at one location while it's being used at another. Just as a
  508.              book cannot be read by two different persons at the same
  509.              time.
  510.  
  511.              Commercial users of "The Retailer" must register and pay for
  512.              their copies of "The Retailer" within 30 days of first use
  513.              or their license is withdrawn.  Site-License arrangements
  514.              may be made by contacting RetailWare.
  515.  
  516.              Anyone distributing "The Retailer" for any kind of
  517.              remuneration must first contact RetailWare at the address
  518.              above for authorization. This authorization will be
  519.              automatically granted to distributors recognized by the
  520.              (ASP) as adhering to its guidelines for shareware
  521.              distributors, and such distributors may begin offering "The
  522.              Retailer" immediately (However RetailWare must still be
  523.              advised so that the distributor can be kept up-to-date with
  524.              the latest version of "The Retailer".).
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.                                        Page - 9
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.                                     "The Retailer"
  539.              You are encouraged to pass a copy of "The Retailer" along to
  540.              your friends for evaluation.  Please encourage them to
  541.              register their copy if they find that they can use it.  All
  542.              registered users will receive software support, a printed
  543.              manual, and a copy of the latest version of the "The
  544.              Retailer" system.
  545.  
  546.              SOFTWARE SUPPORT POLICY
  547.              1.  RetailWare's shareware product "The Retailer" provides
  548.              support (included in the purchase price) for a minimum of
  549.              three months from the date of registration.
  550.  
  551.              If support is by phone, registered users are allow a minimum
  552.              of at least 30 minutes total connect time during the initial
  553.              three months.  Support may be provided for a fee after this
  554.              initial period has elapsed.
  555.  
  556.              2.  Support during the initial period may be one or more of
  557.              the following:
  558.                               - mail support
  559.                               - telephone support
  560.                               - electronic mail
  561.                               - fax line
  562.  
  563.              3.  The minimum level of support required by this policy
  564.              involves answering questions and fixing serious bugs during
  565.              the minimum three month period.  For problems involving a
  566.              specific hardware or software environment or feature, the
  567.              author may choose not to modify the program. In that case,
  568.              if the report is within three months after purchase, then
  569.              the author shall offer to refund the user's purchase price.
  570.  
  571.              4.  Any money sent to an author to register an unsupported
  572.              product shall be promptly returned with an explanation that
  573.              the product in question is no longer supported.
  574.  
  575.              5.  Known incompatibility with other software or hardware
  576.              and major or unusual program limitations are noted in this
  577.              documentation.
  578.  
  579.              INSTALLATION INSTRUCTIONS
  580.  
  581.              EQUIPMENT
  582.              "The Retailer" has been tested on DOS environment computers.
  583.              A hard disk with a minimum of 600K of free space is
  584.              required.  A wide carriage,132 column printer, is needed for
  585.              reports.  An 80 column printer will work if you can set in
  586.              to a compressed mode.  A CGA/EGA/VGA monitor is necessary
  587.              for viewing bar charts of sales history.  Other monitors are
  588.              fine for all other functions.  If using a monochrome monitor
  589.              with a CGA video driver, set the video mode with the dos command:
  590.              MODE BW80  before running the software.
  591.  
  592.  
  593.  
  594.                                        Page - 10
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.                                     "The Retailer"
  600.              INSTALLATION [From Floppy Disk]
  601.              Installation of "The Retailer" is simple:
  602.  
  603.              1. Insert program disk into a floppy drive and close the
  604.              door.
  605.  
  606.              2.  This software is distributed in a packed form.  The
  607.              install program will unpack the programs, create directories
  608.              and subdirectories on the DRIVE:\DIRECTORY that you specify
  609.              during installation.
  610.  
  611.              Start the installation by typing  [DRIVE]:install.  Assuming
  612.              you are using drive A type:
  613.  
  614.                A:INSTALL <Enter>
  615.  
  616.              The install program will copy the programs onto
  617.              [drive:\directory]  C:\RETAILER .
  618.              You may select any valid  DRIVE:\DIRECTORY during the
  619.              installation process.
  620.  
  621.              3. Follow the prompts on the screen and replace the program
  622.              disks when asked.
  623.  
  624.              The install program will also ask you if you wish to install
  625.              a small set of sample data that is included for the
  626.              tutorial.  Do NOT select the sample data if you are
  627.              upgrading  "The Retailer" to a newer version.  Your existing
  628.              inventory data could be lost.
  629.  
  630.              Note: The install program writes an initialization file to
  631.              the DRIVE:\DIRECTORY that is used to locate program files.
  632.              The software will not work if you later decide to copy the
  633.              programs to another drive:\directory.  Use the original
  634.              disks and the install program  to reinstall to another
  635.              drive.
  636.  
  637.              INSTALLATION [From BBS ZIP file]
  638.                 Make a new directory for the files and unzip the files.
  639.              Type SETUP [Enter] to initialize the RETAILER.INI file.
  640.              Read the file BBS.DOC for more information.
  641.  
  642.              COMMAND SUMMARY
  643.  
  644.              There are only two commands that you type from the DOS
  645.              prompt. One will print reports on your printer. The other
  646.              will send your reports to a disk file for printing/viewing
  647.              at your option.
  648.  
  649.              (I) RUNNING "The Retailer" with normal printing.
  650.  
  651.              1. Log onto the drive you installed the program to by
  652.              typing:
  653.  
  654.               C: <Enter>
  655.                                        Page - 11
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.                                     "The Retailer"
  661.              2. Make sure that  the current directory is C:\RETAILER by
  662.              typing:
  663.  
  664.              CD RETAILER <Enter>
  665.  
  666.              (Or, the DRIVE:\DIRECTORY you chose during installation.)
  667.  
  668.              3. The command used to start "The Retailer" is:
  669.  
  670.              RETAILER  [Directory] <Enter>
  671.  
  672.              The [Directory] entry is an optional  advanced feature that
  673.              may be left out. See the section on advanced features.
  674.              Normally, you will just type: RETAILER <Enter>
  675.  
  676.              This will start the Main Menu. Use the arrow keys to
  677.              highlight a menu selection. Press the <Enter> key to select
  678.              the function. Press the <ESC>ape key to exit from any level
  679.              of the menu.
  680.  
  681.  
  682.              (II)   RUNNING "The Retailer" with printer redirection.
  683.  
  684.              Do steps 1 and 2 above.
  685.  
  686.              The command used  to start "The Retailer" is:
  687.  
  688.              RET [Directory] <Enter>
  689.  
  690.              This will soon become your command of choice.  See the
  691.              section on Advanced Features.  Use option (I) until you
  692.              become familiar with the printed reports that are generated
  693.              by the software.
  694.  
  695.              The [Directory] option is the same as above. RET
  696.              incorporates some advanced features to save you time and
  697.              paper when reports are being generated. You may  choose to
  698.              view, print, save or delete the reports that are created by
  699.              the software.  See the section on Advanced Features.
  700.  
  701.              Other Commands
  702.              All other commands are executed from the intuitive pull down
  703.              menus that appear when you run the program.  There are
  704.              detailed descriptions in the pages to follow. Most manuals
  705.              are boring to read, try the short tutorial session with the
  706.              sample inventory data provided.  Use the rest of this manual
  707.              for reference.
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.                                        Page - 12
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.                                     "The Retailer"
  722.              QUICK START TUTORIAL
  723.  
  724.              "THE RETAILER" contains context sensitive on-line help that
  725.              will give you more specific information than is provided in
  726.              this tutorial. The help file text is included at the end of
  727.              the tutorial.
  728.  
  729.              The following walk through will guide you through a sample
  730.              order processing session.  A small set of sample data is
  731.              included for this tutorial.  It may be deleted at the end of
  732.              this tutorial.
  733.  
  734.              All output reports are directed to your printer on PRN or
  735.              LPT1.   Ensure that your printer is on-line before starting
  736.              this tutorial.
  737.  
  738.              PROGRAM START-UP
  739.              Make the RETAILER directory the current directory by typing:
  740.  
  741.              C: <Enter>
  742.              CD RETAILER <Enter>
  743.              (Or, the DRIVE:\DIRECTORY you selected at installation.)
  744.  
  745.              Type: RETAILER  <Enter> to start the program
  746.  
  747.              The title screen will appear.  Press any key.  The first
  748.              time you run the program you will be asked to enter "STORE
  749.              TITLES".  Enter any description desired on each line in the
  750.              box and press the <ESC>ape key to return to the program.
  751.              You may change the titles later in the "Maintenance Menu"
  752.              section.
  753.  
  754.              For this example, type in "Store One" on the first line
  755.              (without the quotes), "Store Two" , etc ... until each line
  756.              has some title.  Press <ESC>ape.
  757.  
  758.              Press any key to display the menu selections.  Use the
  759.              UP/DOWN arrow keys to move the highlighted line over the
  760.              menu selections.  Use the LEFT/RIGHT arrow keys to display
  761.              the different menus.
  762.  
  763.              GENERATE A SUGGESTED PURCHASE ORDER
  764.              The top row has six menu selections.  Press the RIGHT arrow
  765.              key to move the highlight to the "Purchase" menu.  The
  766.              purchase selections will be displayed with the highlighted
  767.              line on "CREATE Suggested Purchase Order".  Press the
  768.              <ENTER> key.
  769.  
  770.              Another menu will pop up with the titles listed.  Use
  771.              UP/DOWN arrow keys to select a location to process.
  772.              Highlight the first line "Store One" and press <ENTER>.
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.                                        Page - 13
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.                                     "The Retailer"
  783.              Next, you will be asked to enter a purchase order number.
  784.              Any 1 to 4 digit number will work.  For this example, enter
  785.              the number 1234.  Press the <A> key to process an order for
  786.              all vendors in the master file.  Affirm the selection by
  787.              pressing the <Y> key.  After a few seconds the menu will
  788.              reappear.  A Suggested purchase order has been calculated
  789.              and is now ready for editing.
  790.  
  791.              PRINTING A PURCHASE ORDER
  792.              Make sure that your printer is on-line and ready to print.
  793.              Move the highlighted line down one line to the "PRINT
  794.              Purchase Order Edit List" and press <ENTER>.
  795.  
  796.              Again, you're asked to select a store to process.  The
  797.              highlighted line will be on the same place you left it.
  798.              Press <ENTER> TO SELECT "Store One".
  799.  
  800.              Reenter the purchase order number 1234, and you'll get a
  801.              printed copy of the suggested order just created.  When this
  802.              is finished, your order may be edited.  Additions, changes
  803.              and deletions are possible any time prior to POSTING the
  804.              order.
  805.  
  806.              EDITING A PURCHASE ORDER
  807.              Highlight the "CHANGE/VIEW Suggest P.O." selection and press
  808.              <ENTER>.  Select "Store One" and reenter the P.O. Number
  809.              1234.  The "PURCHASE ORDER STATUS" screen will appear.
  810.              Pressing the <F2> key when the screen first appears will
  811.              display general help information.
  812.  
  813.              Press the <F10> key to view the first item in the order.
  814.              Continue pressing the <F10> key to see the rest of the
  815.              order.  Try changing the order quantity of an item by
  816.              pressing a number.  Notice that the old number is still
  817.              shown on the right.  This is fine as long as there is at
  818.              least one space between the two numbers.  Press the <F10>
  819.              key and then the <F9> key to verify that the change has been
  820.              made.
  821.  
  822.              DELETE AN ITEM IN A PURCHASE ORDER
  823.              Move to another item using the <F10> key and delete the item
  824.              by pressing the <F7> key.  Verify the deletion by pressing
  825.              the <F7> key again.  The item is now deleted from the order.
  826.  
  827.              ADDITIONS TO A PURCHASE ORDER
  828.              To add an item to the purchase order manually, press the
  829.              <F1> or <F4> key.  Then enter an existing "CONTROL NUMBER"
  830.              or STOCK NUMBER for the item you wish to add.  Next, enter
  831.              the quantity you wish to add to this order.
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.                                        Page - 14
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.                                     "The Retailer"
  844.              POSTING A PURCHASE ORDER
  845.              Up until now, the Purchase Order may be adjusted in any way.
  846.              Highlight the "POST Suggested P.O. On Order" selection and
  847.              press the <ENTER> key.  Select "Store One" and enter 1234
  848.              for the purchase order number.  You will receive another
  849.              printout with a [P] in the area that was blank [ ] on the
  850.              previously printed edit lists. The order is now POSTED to
  851.              the Master Data File and can't be changed in the same way we
  852.              did in the example above.
  853.  
  854.              THE MASTER DATA FILE
  855.              Let's see what is in the Master Data File.  Move the Menu
  856.              Selection to the "ADD/CHAN" menu.  Highlight the
  857.              "ADD/CHANGE/VIEW Data File on Screen" selection and press
  858.              the <ENTER> key.  This screen shows each store in your
  859.              Master Data File by item.  Press the <F10> key to display
  860.              the Data in the file.  Help is available with the <F2> key.
  861.  
  862.              As you scroll through the Data File, you will notice that
  863.              the quantity in the "On Order" column will match that of
  864.              purchase order you just posted.  If you have multiple orders
  865.              for the same item, then the "On Order" column will show the
  866.              cumulative total of all orders that you have posted.
  867.  
  868.              There is sample data in some of the fields that you can use
  869.              for testing. When you're ready to initialize your own data,
  870.              you will need to enter the inventory on hand and estimate
  871.              your initial reorder points and stock levels.  Later you'll
  872.              see how to change stock levels automatically.
  873.  
  874.              From this "ADD/CHANGE" screen you could enter any stock
  875.              transfers between stores manually by adjusting the
  876.              quantities on hand.
  877.  
  878.              New items are added here by pressing the <F1> key and
  879.              entering a unique "CONTROL NUMBER" which will identify the
  880.              sorted sequence that the computer will use for the Master
  881.              Data File.  It is helpful to assign control numbers in an
  882.              order form sequence.  You can then use your vendor's order
  883.              forms to record your physical inventory or print your own
  884.              forms on your printer.  Press the <ESC>ape key to return to
  885.              the menu.
  886.  
  887.              LIST OPEN PURCHASE ORDERS
  888.              Use the LEFT/RIGHT arrow keys to highlight the "PURCHASE"
  889.              menu and select the "LIST - One Store's Purchase Order"
  890.              selection.  Press <ENTER>.  Select "Store One" and press
  891.              <ENTER>.  A list of purchase orders will appear.  You should
  892.              find one purchase order listed in the form P1234#1.  You'll
  893.              recognize the P.O. Number 1234.  The #1 is the store number.
  894.              This list is helpful when you have many orders in process
  895.              for one location.  Press your Screen Print key to obtain a
  896.              printout of the purchase order numbers for reference later.
  897.              Press <ESC>ape key to return to the menu.
  898.  
  899.                                        Page - 15
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.                                     "The Retailer"
  905.  
  906.              ANY BACK ORDERS, OVERAGES, SHORTAGES ON PURCHASE ORDERS?
  907.              Move the highlighted line up to the "CHANGE/VIEW Suggested
  908.              P.O." selection and press <ENTER>.  Select "Store One" again
  909.              and enter P.O. Number 1234.
  910.  
  911.              The "PURCHASE ORDER STATUS" screen will appear again.  Press
  912.              <F10>.  This time, the cursor stays in the "ORDER STATUS
  913.              CODE" field of the screen.  For this example, let's assume
  914.              that we have received an invoice and that this item is on
  915.              BACK ORDER from the vendor.  Press the <B> key to flag this
  916.              item as back ordered.  See the Help functions for further
  917.              information on the other flags listed.  Press the <ESC>ape
  918.              key to return to the menu.
  919.  
  920.              ANY PURCHASE ORDERS RECEIVED?
  921.              Use the LEFT/RIGHT arrow keys to find the "RECEIVE" menu
  922.              selections.  Highlight the "[P]OSTED Items Selection" and
  923.              press <ENTER>.  Select "Store One" and enter 1234 as the
  924.              purchase order number.  All [P] items are posted from "On
  925.              Order" to "On Hand".  Open items in the P.O. will be listed
  926.              on the printer.  The items you placed on back order will be
  927.              listed on the printer.  These may be received later with the
  928.              RECEIVE [B]ack Order selection.
  929.  
  930.  
  931.              ENTER SALES DATA
  932.              (From a physical inventory)
  933.              Since the Master Data File is sorted in a "Control Number"
  934.              sequence which matches the order forms, inventory data can
  935.              be entered sequentially directly from a vendor's order form
  936.              or your own printout.
  937.  
  938.              Note: If you use the printout for an inventory counting
  939.              form, the computer will skip items that have nothing entered
  940.              in the Master Data File (On-hand through Sales).  This
  941.              allows you to bypass items that you do not stock in all
  942.              locations.
  943.  
  944.              Select "ENTER/EDIT Data" from the "Sales" menu.  Select
  945.              "Store One".  You are now in the "SALES TRANSACTION ENTRY"
  946.              screen.  Review the help provided with <F2> key.
  947.  
  948.              Press the <F10> key to view the first item in the list.  The
  949.              current quantity on hand will be displayed.  Enter a
  950.              quantity that is less than what is on hand and press
  951.              <ENTER>.  Sales are computed and the next item in the list
  952.              is displayed.  Press the <F9> key to return to the item.
  953.  
  954.  
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.  
  960.                                        Page - 16
  961.  
  962.  
  963.  
  964.  
  965.                                     "The Retailer"
  966.              Enter a number larger than what is on hand and press
  967.              <ENTER>.  At this point you are warned that you may have
  968.              lost your place while entering data or that your inventory
  969.              has grown.  If this happens often, you should verify that
  970.              you have posted and/or received, the proper open purchase
  971.              orders.  Enter a few item's quantity on hand for this
  972.              example.  Press the <ESC>ape key to return to the Menu.
  973.  
  974.              PRINT SALES EDIT LIST
  975.              Highlight the "PRINT Edit List" function to get a report of
  976.              what you have entered.  Select "Store One" and press
  977.              <ENTER>.  Corrections may be made by returning to the
  978.              "ENTER/EDIT" selection and adjusting the items in question.
  979.  
  980.              POST SALES TRANSACTIONS TO MASTER DATA FILE
  981.              Nothing is considered sold until you POST the sales to the
  982.              Master Data File.  Changes may be made up to this point.
  983.              Select "POST Sales Data" from the menu.  Choose "Store One"
  984.              again and a printed sales posting report will follow.
  985.  
  986.              The amount you entered on hand will replace the amount in
  987.              the Master Data File, and your current and year-to-date
  988.              sales will be adjusted accordingly.
  989.  
  990.              GENERATE SUGGESTED PURCHASE ORDER
  991.              At this point the process of creating an order is the same
  992.              as the example we did in the beginning with P.O. #1234.  It
  993.              will be helpful to write the Purchase Order Number on all
  994.              purchase orders that you place.  This makes it easier to
  995.              identify which order you have received when it comes time to
  996.              receive or make adjustments to an order.
  997.  
  998.              In the event you generate a purchase order that you decide
  999.              not to post, then you may manually delete the two files that
  1000.              are generated. Refer to your DOS manual and be careful!
  1001.              Never delete a purchase order that has been posted.  Refer
  1002.              to the "Purchase order Status Code Legend" for details.
  1003.  
  1004.              COMPANY INFORMATION FILE
  1005.              Highlight the "MAINT" menu and select "SET-UP".  Review the
  1006.              help screens provided for more information on how to set up
  1007.              your company information.
  1008.  
  1009.              Note:  The "Use Status Code in Purchase Orders?" option in
  1010.              the "SET_UP" selection of the "MAINT" menu is initially set
  1011.              to Yes.  When this option is set to Yes, you should always
  1012.              use the "SORT Sales Status Code" function in the "E.O.P."
  1013.              menu before generating a suggested purchase order.  The
  1014.              sorting process assigns the sort codes A,B,C or Z to the
  1015.              item based upon current total dollar sales.  These codes are
  1016.              referenced when creating purchase orders.
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.                                        Page - 17
  1022.  
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.                                     "The Retailer"
  1027.              ALWAYS MAKE A BACKUP COPY OF YOUR DATA BEFORE YOU BEGIN EACH
  1028.              FULL CYCLE.  Use the "BACK-UP" command for the "MAINT" menu.
  1029.              If anything goes wrong you can "RESTORE" your data from the
  1030.              point that you last backed up your data.  If you are
  1031.              processing several stores at one time, "BACK-UP" your data
  1032.              before you begin each location.   Just do it!
  1033.  
  1034.              It takes just a few minutes to backup your data.  It takes a
  1035.              lot longer to reverse the effects of incorrectly receiving
  1036.              an order.
  1037.  
  1038.              CHANGING STOCK LEVELS
  1039.              Do this when you have reached the end of a normal sales
  1040.              period and have accumulated and posted current sales data.
  1041.              The MIN/MAX Stock Levels are recalculated to compensate for
  1042.              current sales trends and current stock conditions.  The
  1043.              algorithm used is effective for gradually increasing or
  1044.              decreasing product demand.  Products that have drastic
  1045.              swings up and down should be monitored carefully.
  1046.  
  1047.              Remember that sales "HISTORY" does not always project the
  1048.              "FUTURE" trends correctly.  If you have had a "HOT" summer
  1049.              item, then the future projection could be overestimated if
  1050.              the item slows immediately in the winter.  You will have to
  1051.              review the suggestions made by the computer.  Manual
  1052.              adjustments to your Master Data File may be necessary to
  1053.              compensate for sudden market changes.  You have an option
  1054.              available which will protect the stock levels from automatic
  1055.              changes.  See the help screens for more information.
  1056.  
  1057.              Before changing stock levels, always select the "SORT -
  1058.              Sales Status Code" from the "MAINT" menu.  Select the
  1059.              individual store you wish to sort and press <ENTER>.  The
  1060.              A,B,C or Z codes that are generated are used during
  1061.              calculations to group various statistics by activity levels.
  1062.  
  1063.              *** WARNING **** WARNING **** WARNING **** WARNING ***
  1064.  
  1065.              ALWAYS MAKE A BACKUP COPY OF YOUR DATA BEFORE YOU BEGIN the
  1066.              "CHANGE STOCK LEVELS" function.  All the Reorder Points and
  1067.              Stock Levels will be changed in the Master Data File for the
  1068.              store that you select.
  1069.  
  1070.              Use the "BACK-UP" command from the "MAINT" menu.  If
  1071.              anything goes wrong you can "RESTORE" your data from the
  1072.              point that you last backed up your data.
  1073.  
  1074.              NOTE: Sales history files stored in the "HISTORY"
  1075.              subdirectory are not backed up by this program.  See the
  1076.              note in the advance features section of this manual.
  1077.  
  1078.              Highlight the "E.O.P."  menu and select the "CHANGE Min/Max
  1079.              Stock Level" function.  Select "Store One".
  1080.  
  1081.  
  1082.                                        Page - 18
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.                                     "The Retailer"
  1088.              You'll be asked the dates of the beginning of the "Current
  1089.              Sales Period Cycle".  This is the date that you last reset
  1090.              your current sales to zero.  Lets assume the beginning of
  1091.              the month.  Next input the end of the cycle.  This should be
  1092.              the date you took the inventory or last entered sales
  1093.              transactions.
  1094.  
  1095.              The number of days will be calculated between the dates that
  1096.              you specify, and you will be asked to confirm that you have
  1097.              entered the correct dates.
  1098.  
  1099.              Next, the new Min/Max Stock Level numbers will be computed,
  1100.              and a "before and after" report will be generated.  Your
  1101.              Master Data File will be changing as the report is printing.
  1102.              Don't forget to BACK-UP you data first.
  1103.  
  1104.              Review the printout and make any manual adjustments from the
  1105.              "ADD/CHANGE/VIEW" menu selection.
  1106.  
  1107.              CLEAR CURRENT SALES FIGURES
  1108.              Now is a good time to reset your current sales figures to
  1109.              zero.  (Unless you have the Sales History/Graphics Module
  1110.              which is available with the registered version).  Select
  1111.              "RESET Current Sales-ONE" from the "E.O.P." menu and select
  1112.              the individual store to reset.  This clears the current
  1113.              period's sales figures and marks the beginning of a new
  1114.              cycle.  Record the last inventory date for use the next time
  1115.              you "Change Stock Levels".
  1116.  
  1117.              OTHER "MAINT" MENUS
  1118.  
  1119.              REPAIR
  1120.              Use this function if you have had a power failure or other
  1121.              abnormal program termination while using this software.
  1122.              Index files are rebuilt to allow access to the Master Data
  1123.              File.  A warning will appear in other parts of the program
  1124.              if the index files have been corrupted.
  1125.  
  1126.              DOS SHELL
  1127.              This creates a DOS SHELL environment.  Type "EXIT" and press
  1128.              <ENTER> at the dos prompt to return to "THE RETAILER" menu.
  1129.              This is merely a convenience.  Don't use this unless you
  1130.              know your way around DOS.
  1131.  
  1132.              Review all the help screen provided for more detailed
  1133.              information about the programs.
  1134.  
  1135.              AS WITH ALL COMPUTERS, BACKUPS OF ALL IMPORTANT DATA FILES
  1136.              SHOULD BE MADE PERIODICALLY.
  1137.  
  1138.  
  1139.  
  1140.  
  1141.  
  1142.  
  1143.                                        Page - 19
  1144.  
  1145.  
  1146.  
  1147.  
  1148.                                     "The Retailer"
  1149.              GETTING STARTED
  1150.  
  1151.              ENTERING YOUR INITIAL INVENTORY
  1152.              1. Get a list
  1153.              Start with a vendor's order form or an inventory form that
  1154.              you are currently using.  If your stock has a preset shelf
  1155.              arrangement list, then this form would be best to use since
  1156.              inventory forms may be printed in an on-the-shelf sequence.
  1157.              Get a count of how much inventory you have on hand for each
  1158.              item on your list.
  1159.  
  1160.              2. Assign Control Numbers
  1161.              Write a sequence of assending control numbers, from 0 to
  1162.              99999, next to each item on your list. Start each new vendor
  1163.              with a different  digit: 1000, 2000, 3000 etc.  This will
  1164.              help keep stock for each vendor grouped together on
  1165.              printouts.
  1166.  
  1167.              It is also wise to leave some room between control numbers:
  1168.              1005, 1010, 1015 etc. Doing this will allow you to later
  1169.              insert new items between existing control numbers. The
  1170.              manner in which you select control numbers will shape the
  1171.              way your reports look.
  1172.  
  1173.              3. Enter the Data
  1174.              Go to the ADD/CHANGE Menu selection. Enter the control
  1175.              number that you have assigned. Verify that you are wanting
  1176.              to <A>dd a new item to the list by pressing the <A> key.
  1177.              Proceed to enter the remaining descriptive information for
  1178.              the item from your list.  Review the help screen for F3
  1179.              Ditto Key.
  1180.  
  1181.              4. Enter Starting Inventory
  1182.              Enter the initial quantity on hand, you may come back later
  1183.              and add initial quantity for other stores.   Other than
  1184.              stock transfers and adjustments, this will be the only time
  1185.              that you will have to enter the on hand quantity in this
  1186.              manner.  Other program functions will update your quantity
  1187.              on hand from sales transactions and purchase order
  1188.              processing.
  1189.  
  1190.              5. Set a MIN/MAX Stock Level
  1191.              Enter an initial value for the MIN/MAX stock levels. Enter a
  1192.              quantity that is less than the MAX stock level in the MIN
  1193.              column (Reorder Point). Enter the MAX stock level that you
  1194.              want to keep for this item.  If you are not sure what to use
  1195.              then enter the standard case quantity that you buy: 1, 6,
  1196.              12, 24 etc.  Review the manual for more information on
  1197.              MIN/MAX.
  1198.  
  1199.  
  1200.  
  1201.  
  1202.  
  1203.  
  1204.                                        Page - 20
  1205.  
  1206.  
  1207.  
  1208.  
  1209.                                     "The Retailer"
  1210.              6. Review
  1211.              Look over the data that you have entered for errors. Enter
  1212.              quantities for any other stores that carry this item and
  1213.              press the F1 key to complete the transaction.
  1214.  
  1215.              NOTE:  There must be some non-zero quantity entered either
  1216.              in the On hand, Min, Max or YTD sales fields before the item
  1217.              will appear on a store's printout. This prevents printing
  1218.              out blank lines for stores that do not carry the same
  1219.              products.  If you wish to print an inventory form for a
  1220.              store that you have just entered, then you must have some
  1221.              quantity in at least one of the fields previously listed.
  1222.  
  1223.              CREATE MANUAL PURCHASE ORDER
  1224.              Create a manual purchase order when you have  placed orders
  1225.              for new items that you do not yet have in  your inventory.
  1226.              First, enter the initial inventory data.  Leave the On Hand
  1227.              quantity zero, but enter a set of MIN/MAX numbers.
  1228.  
  1229.              Note: If your MAX stock level equals the quantity of stock
  1230.              that you have ordered, then you may use the fuction "Create
  1231.              suggested purchase order" and bypass entering the purchase
  1232.              order manually.  MAX stock level should be a multiple of
  1233.              your Case Qty; otherwise, you will have to edit the quantity
  1234.              ordered.
  1235.  
  1236.              Next, select Create Manual Purchase Order function from the
  1237.              purchase menu.  Select the store and then a P.O. number to
  1238.              use. Verify that you wish to create a manual purchase order
  1239.              with the <Y> key.
  1240.  
  1241.              For each item ordered, enter the control number that you
  1242.              assigned and then the quantity that is on order. (You could
  1243.              use the item's stock number <F4> to locate the item instead
  1244.              of the control number.) Press the F1 key to add the item to
  1245.              the purchase order. Repeat until all items are added.
  1246.  
  1247.              You may either scroll through your newly created purchase
  1248.              order using the function keys; or, choose a print option to
  1249.              review your purchase order.  Make any corrections now before
  1250.              posting the order.
  1251.              Proceed with posting the purchase order unless you have
  1252.              identical orders placed for other locations.
  1253.  
  1254.              DUPLICATING PURCHASE ORDERS
  1255.              You should be familiar with DOS commands before using this
  1256.              feature.  It is possible to make duplicate purchase orders
  1257.              from any UNPOSTED purchase order. Do not attempt to make
  1258.              duplicates of a POSTED purchase order.  This will cause many
  1259.              problems.  Unposted purchase orders have had no effect on
  1260.              your MDF.  Posted purchase orders have made changed your
  1261.              MDF.
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.                                        Page - 21
  1266.  
  1267.  
  1268.  
  1269.  
  1270.                                     "The Retailer"
  1271.              Assuming that you have just created a manual purchase order
  1272.              number 0521 for store number 1, it is possible to use the
  1273.              DOS COPY command to make duplicates of this order for other
  1274.              locations without having to manually create a new purchase
  1275.              order for each additional location.
  1276.  
  1277.              Select the DOS SHELL command from the menu.  You will be
  1278.              placed at the DOS mode in the currently active inventory
  1279.              subdirectory.  Using the P.O. example above substitute your
  1280.              purchase order number and store number into the following
  1281.              example. Type:  DIR P0521#1.* <Enter>
  1282.              Two files will appear: P0521#1.DAT and P0521#1.NDX
  1283.  
  1284.              What we will do is duplicate these two files using the DOS
  1285.              copy command as follows. Type:
  1286.              COPY   P0521#1.*   P0521#2.*  <Enter>
  1287.                      (from)  ---> (to)
  1288.  
  1289.              This copies both files associated with store #1's purchase
  1290.              order and creates a duplicate order for store number 2.
  1291.              Repeat command for additional locations changing (to) store
  1292.              number.
  1293.              Verify your results. Type:  DIR P0521*.*
  1294.              You will see a directory listing of all purchase orders
  1295.              numbered 0521.  You should find two files for each store
  1296.              that you copy.
  1297.  
  1298.              Type: EXIT <Enter> to return to the menu.  You may edit
  1299.              copied purchase orders; add, change or delete items before
  1300.              proceeding with posting the order.  Post each new order and
  1301.              you are finished.
  1302.  
  1303.              PROGRAM FUNCTIONS - MORE  DETAILED INFORMATION
  1304.              This is a reference section.  The Following Pages show the
  1305.              various data entry screens with the associated help files
  1306.              that will appear when the help key is pressed.
  1307.  
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.                                        Page - 22
  1327.  
  1328.  
  1329.  
  1330.  
  1331.                                     "The Retailer"
  1332.              ADD/CHANGE DATA SCREEN
  1333.  
  1334.              <<The Retailer>>
  1335.  
  1336.              ControlNumber_____ Item Description________________________
  1337.  
  1338.              Stock Number _________Case Quantity ___Date __/__/__Update_
  1339.  
  1340.              Cost $____.__Retail $____.__Vendor __________Order Code ___
  1341.  
  1342.  
  1343.               Stock|Reord| Stock|Quanty|LastOrdr|Orders|Period|Y-T-D|Sort
  1344.              OnHand|Point| Level|OnOrdr|  Date  |Placed|Sales | Sold|Code
  1345.  
  1346.              ______ _____ ______ ______ __/__/__ ______ ______ ______  _
  1347.              ______ _____ ______ ______ __/__/__ ______ ______ ______  _
  1348.              ______ _____ ______ ______ __/__/__ ______ ______ ______  _
  1349.              ______ _____ ______ ______ __/__/__ ______ ______ ______  _
  1350.              ______ _____ ______ ______ __/__/__ ______ ______ ______  _
  1351.  
  1352.  
  1353.              F1=GO,F2=HELP,F3=DITTO,F4=FIND STK# F5=PREV STK# F6=NEXTSTK#
  1354.              F7=DELETE/CHA F8=TOGGLE F9=PREV RCD F10=NEXT RCD  ESC=EXIT
  1355.  
  1356.  
  1357.              ADD or CHANGE Inventory Selections:
  1358.  
  1359.              F1 = GO
  1360.              Pressing the F1 key rewrites the displayed record to the
  1361.              file if any changes have been made and clears the data
  1362.              fields on the screen.
  1363.  
  1364.              F2 = HELP
  1365.              Pressing the F2 key displays a Help Screen. The Help data
  1366.              will refer to the field that the cursor is in at the time
  1367.              you ask for help.  Press the PG UP (Page Up) or PG DN (Page
  1368.              Down) key to scan forward or backwards for more information.
  1369.              The help screen is removed if you attempt to scan past the
  1370.              last page or backwards from page one. Press the ESC key at
  1371.              any time to exit the Help Screen.
  1372.  
  1373.              F3 = DITTO
  1374.              When this key is pressed, any data that was displayed in the
  1375.              previously displayed record will be duplicated in the new
  1376.              record. This saves time when you are adding a lot of new
  1377.              records that have the same vendor name, or price etc.
  1378.  
  1379.              NOTE: When using the ditto key in the COST or RETAIL fields
  1380.              you must press the period <.> key before the DITTO or the
  1381.              HELP key will operate.
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.                                        Page - 23
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.                                     "The Retailer"
  1393.              F4 = FIND STK#
  1394.              This moves the blinking cursor to the stock number field and
  1395.              waits for you to enter an existing stock number.  If the
  1396.              stock number exists in your file then the data will be
  1397.              displayed.
  1398.  
  1399.              F5 = PREV STK#
  1400.              Pressing F5 will display the data for the previous stock
  1401.              number that is lower in sorted order than the stock number
  1402.              currently being displayed.
  1403.  
  1404.              F6 = NEXT STK#
  1405.              Pressing F6 will display the data for the next stock number
  1406.              that is higher in sorted order than the stock number
  1407.              currently being displayed.
  1408.  
  1409.              F7 = <D>elete Record or <C>hange "Control Number"
  1410.              Pressing this function key will give you two choices:Press
  1411.              the <D> key to permanently erase the data that is currently
  1412.              being displayed or press the <C> key to change the "Control
  1413.              Number".
  1414.  
  1415.              When you change the "Control Number", the old "Control
  1416.              Number" is deleted then the data is re-sequenced using the
  1417.              new number you entered. Duplicate control numbers are not
  1418.              allowed.
  1419.  
  1420.              F8 = TOGGLE
  1421.              This is convenient if you make many manual adjustments, like
  1422.              stock transfers between stores. Pressing this key after a
  1423.              record has been displayed clears the screen and allows no
  1424.              entry into the data description fields. Pressing the F8 key
  1425.              again reverses the process. Start the cursor at the bottom
  1426.              of a column, enter a number, then use the up arrow.  This
  1427.              will prevent the cursor from moving to the right after
  1428.              changing an entry.
  1429.  
  1430.              F9  = PREV RCD
  1431.              Pressing this key displays the data for the previous
  1432.              "Control Number" that is lower in value than the "Control
  1433.              Number" that is currently being displayed.  If this key is
  1434.              pressed when you first enter the "ADD or CHANGE Inventory"
  1435.              program, then data for the last (largest) "Control Number"
  1436.              will appear.
  1437.  
  1438.              F10 = NEXT RCD
  1439.              Pressing this key displays the data for the next sequential
  1440.              "Control Number" that is higher in value than the "Control
  1441.              Number" that is currently being displayed. If this key is
  1442.              pressed when you first enter the "ADD or CHANGE Inventory"
  1443.              program, then data for the first (smallest) "Control Number"
  1444.              in the file will be displayed.
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.                                        Page - 24
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.                                     "The Retailer"
  1454.              ESC
  1455.              This key will return to the main menu.
  1456.  
  1457.              MOVING THE CURSOR
  1458.              Use the UP, DOWN, LEFT, RIGHT, TAB or ENTER keys to navigate
  1459.              the cursor around the screen.  The ENTER key moves to the
  1460.              next field on the screen.  The cursor will not stop in a
  1461.              protected field.
  1462.  
  1463.              Within a field the left and right arrow keys move the cursor
  1464.              from character to character.  Press the <INSERT> key to
  1465.              insert letters in the middle of a field. Press the <INSERT>
  1466.              key again to return to normal replacement mode. Press the
  1467.              <DELETE> key or the <BACKSPACE> key to delete characters.
  1468.  
  1469.              CHANGING DATA IN THE NUMERIC FIELDS
  1470.              An empty field will be displayed with underlines to define
  1471.              the length of the field. ______
  1472.  
  1473.              A field with the value of 24 will be displayed like this:
  1474.              ____24.
  1475.  
  1476.              Suppose that you want to change the 24 to 36.  The field
  1477.              will look like this after you make the change  36__24.  The
  1478.              new number stays on the left and the old number stays of the
  1479.              right.  This allows you to edit all changes before your
  1480.              data is written to the disk.
  1481.  
  1482.              NOTE: Two numbers on the same line must have a space between
  1483.              them or you will get one large number instead of what you
  1484.              want. The largest number allowed for numeric fields is
  1485.              32767.  Larger numbers will produce negative results.
  1486.  
  1487.              DATA FIELD DESCRIPTIONS: Master Data File (MDF)
  1488.  
  1489.              CONTROL NUMBER
  1490.              When you are adding "new" records you must first enter a
  1491.              unique "Control Number" for the data you are about to enter.
  1492.              This gives you a user defined sorted sequence for the data.
  1493.              This is convenient for printed output in on-the-shelf
  1494.              sequence or for listings in a vendor's order form sequence.
  1495.  
  1496.              Sales transactions and purchase orders may be retrieved from
  1497.              the computer files in this "Control Number" sequence.
  1498.              Random access is allowed.  A little forethought is necessary
  1499.              when assigning control numbers.
  1500.  
  1501.              The "Control Number" can range from 0 to 99999.  Leading
  1502.              zero's are automatically added to your "Control Number" to
  1503.              avoid confusion.  But, they are not necessary for you to
  1504.              enter when entering data.  It will help to leave room
  1505.              between control numbers.  You may want to insert future new
  1506.              items in between existing control numbers.
  1507.  
  1508.  
  1509.                                        Page - 25
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.                                     "The Retailer"
  1515.              ITEM DESCRIPTION
  1516.              This field can be made up of any alphanumeric character to
  1517.              identify the product.
  1518.  
  1519.              STOCK NUMBER
  1520.              This is usually the vendor's stock number for the item.  Any
  1521.              alphanumeric character can be accepted. Some reports may be
  1522.              printed using this field in a sorted sequence.  Random or
  1523.              sequential access of data using this stock number is
  1524.              supported in the Purchase Order, Sales Transactions and the
  1525.              ADD/CHANGE menus.
  1526.  
  1527.              Note: Upper and Lower case letters are case-sensitive. For
  1528.              example, stock number AAA-24 cannot be found if you enter
  1529.              aaa-24.  Spaces are also treated as unique characters.  For
  1530.              example, stock number 234_ABC is different than 234__ABC.
  1531.              The extra space between the 4 and A is treated like another
  1532.              character.
  1533.  
  1534.              CASE QNTY
  1535.              This is the manufacturer's minimum case quantity for the
  1536.              item.  This quantity is used to determine the multiple case
  1537.              quantity when preparing purchase orders.
  1538.  
  1539.              DATE
  1540.              This is the first date that the item is entered into the
  1541.              computer system.  It reflects how long you have been
  1542.              accumulating your year-to-date sales figures.  This date is
  1543.              reset when you clear your year-to-date sales figures.
  1544.  
  1545.              UPDATE
  1546.              A blank field or "Y" allows the computer to change the
  1547.              min/max stock levels when you run the "CHANGE Min/Max level"
  1548.              from the "END OF PERIOD PROCESSING" menu.
  1549.  
  1550.              Enter "N" in this field to bypass the automatic changing of
  1551.              the minimum/maximum stock levels. This would prevent the
  1552.              software from changing any predetermined stock level that
  1553.              you have set manually.
  1554.  
  1555.              NOTE: The "CHANGE Min/Max Level"  will bypass items which
  1556.              have no STOCK LEVEL set.  This means that if an item's STOCK
  1557.              LEVEL is a blank field ______ or _____0, it will not be
  1558.              changed by the software.
  1559.  
  1560.              COST and RETAIL
  1561.              You must enter a decimal point to show dollars and cents.
  1562.              Say you wanted to key in twenty five dollars.  If you enter
  1563.              25 you will get .25 in the data.  The correct entry is 25.00
  1564.              or just 25. will do.
  1565.  
  1566.              These fields have extra protection.  You must use the space
  1567.              bar to clear the dollar portion of the field when changing
  1568.              prices.
  1569.  
  1570.                                        Page - 26
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.                                     "The Retailer"
  1576.  
  1577.              VENDOR
  1578.              This field may be used to describe different departments for
  1579.              a single vendor or different vendor names.  You may use this
  1580.              field to select different vendors or categories when
  1581.              preparing purchase orders.  See the Purchase Order section.
  1582.  
  1583.              ORDER CODE
  1584.              Entries in this field will allow you to change the standard
  1585.              default Purchase Order ordering logic for the data item
  1586.              being displayed.  This code may be any of the following:
  1587.              STD, MAX, OUT, DIS or ___ [default].
  1588.  
  1589.              STD = Standard
  1590.              The purchase order logic is:
  1591.              Order the quantity (Stock level - Available Stock) when the
  1592.              Available  Stock is less than or equal to the Reorder Point.
  1593.  
  1594.              MAX = Maximum order
  1595.              Use this for items that you want fully stocked without
  1596.              regard to the reorder point.  The order logic is: Order the
  1597.              quantity (Stock level - Available Stock) when the Available
  1598.              Stock is less than the Stock Level.
  1599.  
  1600.              OUT = Out of Stock
  1601.              Use this code when you want to order the item only if it is
  1602.              completely sold out. The order logic is: Order the quantity
  1603.              (Stock Level) when the Available Stock equals zero.
  1604.  
  1605.              DIS = Discontinued Item
  1606.              This code will not allow this item to be ordered.
  1607.  
  1608.              (blank field) = Default mode
  1609.              Note: There is an Option that affects this default mode. It
  1610.              is used to allow the "STATUS CODE" to automatically affect
  1611.              the purchase order logic.  See "Use Status Code?" in the
  1612.              "Change Company Information" program from the "MAINTENANCE
  1613.              Menu".
  1614.  
  1615.              If the "Use Status Code?" option is not used, the default
  1616.              mode order logic is the same as the "STD" mode.
  1617.  
  1618.              If the "Use Status Code is used, an item with a Status Code
  1619.              of "A" uses the "MAX" order logic.  Status Codes"B","C" and
  1620.              "_" use the "STD" order logic.  Status code "Z" uses the
  1621.              "OUT" order logic.This allows the use of different order
  1622.              logic for the same item in different locations depending on
  1623.              the sales activity.
  1624.  
  1625.              Any non blank "Order Code" used will override the "Use
  1626.              Status code?"  option causing all locations to have the same
  1627.              order logic regardless of their status code.
  1628.  
  1629.  
  1630.  
  1631.                                        Page - 27
  1632.  
  1633.  
  1634.  
  1635.  
  1636.                                     "The Retailer"
  1637.              Note: (Available stock is defined as Stock on Hand + All
  1638.              Stock On Order).
  1639.  
  1640.              Stock
  1641.              OnHand
  1642.              This is the current quantity on hand.
  1643.  
  1644.              ReOrdr
  1645.              Point
  1646.              This is the "Reorder Point" or "trigger".  This "trigger" is
  1647.              referenced when you create a suggested purchase order.
  1648.              Normally, the item is ordered when your stock "On Hand" plus
  1649.              any stock posted "On Order" is equal to or less than this
  1650.              "trigger".
  1651.  
  1652.              Stock
  1653.              Level
  1654.              This is the "Maximum" stock level that will be permitted
  1655.              when Purchase Orders are generated. Some large case
  1656.              quantities may cause you actual quantity on hand to become
  1657.              larger than this level.
  1658.  
  1659.              Quanty
  1660.              OnOrdr
  1661.              The Quantity "On Order" is the sum of all outstanding orders
  1662.              that have been posted but not yet received.  This is a
  1663.              protected field and can only be altered through the
  1664.              "Purchase Order Menu."
  1665.  
  1666.              LastOrdr
  1667.                Date
  1668.              The Last Order Date is the system date when the order was
  1669.              posted.  The date is copied from the date you entered when
  1670.              you turned on your computer.  It will be useful to code your
  1671.              purchase order numbers with a date code.  For example, use
  1672.              purchase order number 1218 for December 18th. It will be
  1673.              easy to cross reference purchase order with the date.
  1674.  
  1675.              Note: If the item is ordered in more than one purchase
  1676.              order, the most recently posted date will be shown.  This
  1677.              field is also protected.  If no orders have ever been
  1678.              posted, this date will match the "Date" field listed above.
  1679.  
  1680.              Orders
  1681.              Placed
  1682.              The Orders Placed field is for your information and is not
  1683.              used in any computations.  It merely gives you a total of
  1684.              how many times you have posted an order this particular
  1685.              item.
  1686.  
  1687.  
  1688.  
  1689.  
  1690.  
  1691.  
  1692.                                        Page - 28
  1693.  
  1694.  
  1695.  
  1696.  
  1697.                                     "The Retailer"
  1698.              Period
  1699.              Sales
  1700.              The period sales shows the number of units sold for the
  1701.              current cycle.  A current cycle may be a month, week or
  1702.              quarter depending upon how often you reset the sales to
  1703.              zero.  Reset the current period sales from the "END OF
  1704.              PERIOD" menu when you are ready to start a new period.
  1705.  
  1706.              Y-T-D
  1707.              Sold
  1708.              The year-to-date sold field is the cumulative unit sales for
  1709.              whatever period you designate.
  1710.  
  1711.              Status
  1712.              Code
  1713.              The "Status Code" represents a letter code ranking of the
  1714.              current sales dollars that the item produced. The letter
  1715.              code A, B, C, or Z is placed in the Status Code when you run
  1716.              the "Sort Sales Data" program from the "END OF PERIOD Menu".
  1717.  
  1718.              The initial setting of the sorting "break points" for each
  1719.              letter code are:
  1720.  
  1721.              "A" = Highest 80% of total sales,    (Best Selling Items)
  1722.              "B" = Sales from 80 to 95% of total  (Average Sales)
  1723.              "C" = Sales from 95 to 100% of total (Poor Sales)
  1724.              "Z" = Zero sales for this period.    (No Sales)
  1725.  
  1726.              The sorting "break points" for each letter code may be
  1727.              changed from the "MAINTENANCE Menu" when you run "Change
  1728.              Company Information".
  1729.  
  1730.  
  1731.  
  1732.  
  1733.  
  1734.  
  1735.  
  1736.  
  1737.  
  1738.  
  1739.  
  1740.  
  1741.  
  1742.  
  1743.  
  1744.  
  1745.  
  1746.  
  1747.  
  1748.  
  1749.  
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.                                        Page - 29
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.  
  1758.                                     "The Retailer"
  1759.              PURCHASE ORDER  - ADD/CHANGE/VIEW DATA SCREEN
  1760.  
  1761.              << THE  RETAILER >>
  1762.  
  1763.                               PURCHASE ORDER STATUS
  1764.  
  1765.               Control Number _____   Purchase Order Number ________
  1766.  
  1767.                     Item Description  _____________________________
  1768.  
  1769.                    Vendor's Stock Number ___________
  1770.  
  1771.                     Cost $____.__     Retail $____.__
  1772.  
  1773.                     Order Status Code [_]     Order Quantity ______
  1774.  
  1775.                             Legend:  Order Status Codes
  1776.                                    [ ] = Suggested Order
  1777.                                    [P] = POSTED on Order
  1778.                                    [B] = BACK Ordered
  1779.                                    [?] = Missing Back Order
  1780.                                    [D] = Deleted Item
  1781.                                    [X] = Record Not Found
  1782.  
  1783.                  F1=GO, F2=HELP, F3=DITTO, F4=SEARCH BY STOCK NUMBER
  1784.                  F7=DELETE RCD, F9=PREV RCD, F10=NEXT RCD,  ESC=EXIT
  1785.  
  1786.              Press F10 to view the first item in your Purchase Order or
  1787.              use a function key listed below.
  1788.  
  1789.  
  1790.              ADDING A NEW ITEM TO THE PURCHASE ORDER
  1791.              See instructions for F1 or F4 function keys below.
  1792.  
  1793.              NOTE:
  1794.              When new items are added, the Order Status Code will be
  1795.              blank [_], indicating a SUGGESTED PURCHASE ORDER. Remember
  1796.              to POST new additions to a Purchase Order to the Master Data
  1797.              File.  POSTING a Purchase Order that has had new items added
  1798.              to previously posted items will not affect the data that has
  1799.              already been posted.
  1800.  
  1801.              F1 = GO
  1802.              This function saves any changes you make, clears the screen,
  1803.              and moves the cursor to the "Control Number" field.
  1804.  
  1805.              One of two things will happen when you enter a "Control
  1806.              Number". If there is an item in the suggested purchase order
  1807.              that matches the "Control Number" you entered, then the data
  1808.              will be displayed for editing.
  1809.  
  1810.              Or, if data for the "Control Number" is not in your Purchase
  1811.              Order file, then you will have the opportunity to manually
  1812.              add a new item to the Purchase Order.
  1813.  
  1814.                                        Page - 30
  1815.  
  1816.  
  1817.  
  1818.  
  1819.                                     "The Retailer"
  1820.  
  1821.              F2 = HELP
  1822.              Pressing the F2 key displays a "Help Screen". The help data
  1823.              will refer to the field that the cursor is in at the time
  1824.              you ask for help.  Press the PG UP (Page Up) or PG DN (Page
  1825.              Down) key to scan forward or backwards for more information.
  1826.              The help screen is removed if you attempt to scan past the
  1827.              last page or backwards from page one. Press the ESC key at
  1828.              any time to exit the Help Screen.
  1829.  
  1830.              F3 = DITTO
  1831.              When this key is pressed, any data that was displayed in the
  1832.              previously displayed record will be duplicated in the new
  1833.              record.
  1834.  
  1835.              F4 = SEARCH BY STOCK NUMBER
  1836.              This moves the blinking cursor to the stock number field and
  1837.              waits for you to enter an existing stock number. One of two
  1838.              things will happen when you enter a Stock Number. If there
  1839.              is an item in the Purchase Order that matches the Stock
  1840.              Number you entered, then the data will be displayed for
  1841.              editing.
  1842.  
  1843.              Or, if data for the Stock Number is not in your Purchase
  1844.              Order file, then you will have the opportunity to manually
  1845.              add a new item to the Purchase Order.
  1846.  
  1847.              F7 = DELETE RCD
  1848.              This function only deletes the item displayed from a
  1849.              "Suggested Purchase Order". See the "D" Order Status Code to
  1850.              delete an item from a purchase order that has been posted.
  1851.  
  1852.              F9  = PREV RCD
  1853.              Pressing this key displays the data for the previous
  1854.              "Control Number" that is lower in value than the "Control
  1855.              Number" that is currently being displayed.  If this key is
  1856.              pressed when you first view the Purchase Order screen, then
  1857.              data for the last "Control Number" in the Purchase Order
  1858.              will will appear.
  1859.  
  1860.              F10 = NEXT RCD
  1861.              Pressing this key displays the data for the next sequential
  1862.              "Control Number" that is higher in value than the "Control
  1863.              Number" that is currently being displayed. If this key is
  1864.              pressed when you first view the Purchase Order screen, then
  1865.              data for the first "Control Number" in the Purchase Order
  1866.              will be displayed.
  1867.  
  1868.              ESC
  1869.              This key will return to the main menu.
  1870.  
  1871.              CONTROL NUMBER
  1872.              This is the same number that is used in the Master Data
  1873.              File.
  1874.  
  1875.                                        Page - 31
  1876.  
  1877.  
  1878.  
  1879.  
  1880.                                     "The Retailer"
  1881.  
  1882.              PURCHASE ORDER STATUS CODE
  1883.              The Purchase Order Status Code shows the stock availability
  1884.              condition for each item that is in the Purchase Order file.
  1885.  
  1886.              Using this code allows you to flag items as either posted on
  1887.              order, back ordered, missing or deleted from your purchase
  1888.              order.  Then, when you RECEIVE your purchase order, you will
  1889.              be able to exclusively receive stock from "On Order" to "On
  1890.              Hand" based upon the item's "Order Status Code".
  1891.  
  1892.              PURCHASE ORDER STATUS CODE LEGEND
  1893.              [_] A blank space means that this is a suggested order only.
  1894.              The item has not been POSTED to the Master Data File.
  1895.  
  1896.              [P] This item has been POSTED. The "On Order" field in the
  1897.              Master Data File will include the quantity "On Order" for
  1898.              this item.
  1899.  
  1900.              [B] mark a [P]osted item as back ordered with the "B" key.
  1901.  
  1902.              [?] mark missing items, shortages or late back orders with
  1903.              the "?" key.  This gives two levels for flagging back
  1904.              ordered items.
  1905.  
  1906.              [D] once an item has been posted "On Order", it can only be
  1907.              removed from the Master Data File with this Delete Item
  1908.              Status Code.  Actual deletion takes place in the RECEIVE
  1909.              Purchase Orders menu.
  1910.  
  1911.              [X] The item can not be found by its "Control Number".  If
  1912.              you changed the "Control Number" while the item was on order
  1913.              then use the [X]Receive by stock number function in the
  1914.              RECEIVE menu.
  1915.  
  1916.              The [X] could also mean that you deleted the item in the
  1917.              master file after posting an order.  If this occurs and
  1918.              these are the only items left in the purchase order, then
  1919.              you may manually delete the associated "DAT" and "NDX" files
  1920.              to remove the rest of the purchase order.
  1921.  
  1922.              DELETE ENTIRE PURCHASE ORDER
  1923.              Do not  manually delete any files unless the P.O. is empty,
  1924.              unposted (a suggested order) or only contains [X] items that
  1925.              have been deleted.  There are two files created with each
  1926.              purchase order: P????#??.DAT and P????#??.NDX.  The first
  1927.              four ???? digits are your PO number. The last two ?? digits
  1928.              represent the store number.
  1929.  
  1930.  
  1931.  
  1932.  
  1933.  
  1934.  
  1935.  
  1936.                                        Page - 32
  1937.  
  1938.  
  1939.  
  1940.  
  1941.                                     "The Retailer"
  1942.              From the Maint Menu, select DOS SHELL command.  This will
  1943.              leave you in your current data directory.   To delete P.O.
  1944.              #1234 from store #5, type:  DEL  p1234#5.* <enter> .  The
  1945.              two files are now removed.    Be very careful when entering
  1946.              this command.  It would be wise to make a backup copy of
  1947.              your data  first.   Type EXIT  <enter> to return to the
  1948.              menu.
  1949.  
  1950.              ORDER QUANTITY
  1951.              This field shows the amount of stock that is to be ordered.
  1952.              On computer-generated orders, this quantity will be in
  1953.              multiples of the case quantity that you entered in the
  1954.              Master Data File.  On multiple case orders, partial case
  1955.              quantities are rounded up if over one-half a case is needed.
  1956.  
  1957.              You may accept this Order Quantity as is, change it, or
  1958.              delete the whole item from the Purchase Order. Use the F7
  1959.              key to delete.
  1960.  
  1961.  
  1962.              THE SALES DATA ENTRY SCREEN
  1963.  
  1964.                                   Sales Transaction Entry
  1965.  
  1966.              [F1]  Control Number _____                 Store # __
  1967.  
  1968.                    Item Description  _____________________________
  1969.  
  1970.                          [F4]    Vendor's Stock Number ___________
  1971.  
  1972.                                 Previous Supply on Hand     ______
  1973.                                                            -
  1974.                          [F8]   Current Quantity On Hand    ______
  1975.                                                            =
  1976.                                 Current Period Units Sold   ______
  1977.  
  1978.                          [F8]   Individual Sales Transaction _____
  1979.  
  1980.  
  1981.              F1=GO, F2=HELP, F4=USE STOCK#, F5=NEXT STOCK#,F6=PREV STOCK#
  1982.              F7=MATCH INV FORM,F8=TOGGLE,F9=PREV RECORD,F10=NEXT RECORD,
  1983.              ESC=EXIT
  1984.  
  1985.  
  1986.  
  1987.  
  1988.  
  1989.  
  1990.  
  1991.  
  1992.  
  1993.  
  1994.  
  1995.  
  1996.  
  1997.                                        Page - 33
  1998.  
  1999.  
  2000.  
  2001.  
  2002.                                     "The Retailer"
  2003.              SALES TRANSACTION ENTRY
  2004.              F1 = GO
  2005.              Writes the displayed data to the work file. The cursor is
  2006.              moved into the "Control Number" field. Enter another
  2007.              "Control Number" or use a function key to retrieve data for
  2008.              the next transaction.
  2009.  
  2010.              F2 = HELP
  2011.              Displays a help screen for the field where the cursor is
  2012.              currently located.
  2013.  
  2014.              Use the F4 key to retrieve data from the work file using the
  2015.              item's Stock Number. The F5 and F6 keys allow you to browse
  2016.              through the file in Stock Number sequence. Press F8 to
  2017.              toggle the cursor from the "On Hand" field to the Units Sold
  2018.              field on the screen.  Use this key first if you wish to
  2019.              begin entering Sales Transactions from individual sales
  2020.              tickets.   Press F8 again to reverse.
  2021.  
  2022.              F7 Skips over items that do not appear on the Inventory
  2023.              Counting form printout. Use this when entering sales from a
  2024.              printout in Control # seq.(see note below on the Inventory
  2025.              Counting Forms)
  2026.  
  2027.              The F9 and F10 keys allow you to browse back and forth
  2028.              through the work file in "Control Number" sequence.
  2029.  
  2030.              The ESC key ends the Sales Transaction Entry mode and
  2031.              returns to the previous menu.
  2032.              ENTERING SALES DATA
  2033.              There are two ways in which sales transactions may be
  2034.              entered:
  2035.  
  2036.              A. ENTERING SALES FROM A PHYSICAL INVENTORY in "Control
  2037.              Number" sequence. When the Sales Transaction Screen is first
  2038.              displayed, press F10 to retrieve the first "Control Number"
  2039.              or enter any "Control Number".
  2040.  
  2041.              Units sold are calculated by entering the current quantity
  2042.              On Hand from a physical inventory list that is printed in
  2043.              your "Control Number" sequence.  This amount is subtracted
  2044.              from the Previous Supply On Hand giving the units sold.  The
  2045.              next data item in "Control Number" sequence will be
  2046.              displayed after you press the <ENTER> key.
  2047.  
  2048.              If the physical inventory method is used, it is CRITICAL
  2049.              that the proper timing sequence of RECEIVING orders has been
  2050.              followed or your sales figures could become distorted.  If
  2051.              you have more stock on hand now than your "Previous On Hand"
  2052.              quantity shows, then either you have stock "On Order" that
  2053.              should have been RECEIVED beforehand or there have been
  2054.              errors made during a physical count.
  2055.  
  2056.  
  2057.  
  2058.                                        Page - 34
  2059.  
  2060.  
  2061.  
  2062.  
  2063.                                     "The Retailer"
  2064.              Should inventory counting errors show that you have more On
  2065.              Hand now than the "Previous On Hand", the current period
  2066.              units sold will be listed with a negative value.  Then, when
  2067.              sales are posted to the master data file the negative amount
  2068.              will be subtracted from the current and Y-T-D units sold
  2069.              fields, reversing any previous sales data posted
  2070.              erroneously. Negative unit sales will not appear.
  2071.  
  2072.              NOTE: Blank fields ______ are not posted as a zero.  Blank
  2073.              fields are skipped. You must key in a zero to show no
  2074.              inventory on hand _____0.
  2075.  
  2076.              NOTE: Inventory Counting Forms--The Retailer will generate a
  2077.              printout that may be used for taking a physical inventory of
  2078.              your stock. If an item for the store printed has no data in
  2079.              the numeric fields: On Hand thru YTD Sales, then the item
  2080.              will not print on the counting form.  This avoids printing
  2081.              out data for stock that you might not carry in all
  2082.              locations.
  2083.  
  2084.              Print the report in Control Number sequence to take an
  2085.              inventory. Print the report in Stock Number sequence for
  2086.              receiving and pricing.
  2087.  
  2088.              B.  ENTERING SALES FROM SALES RECEIPTS OR SALES JOURNALS
  2089.              First, press F8 to move the cursor to the units sold field.
  2090.              You may retrieve data using either the item's "Control
  2091.              Number" or Stock Number.
  2092.  
  2093.              ACCESSING DATA BY CONTROL NUMBER
  2094.              Press F10 to retrieve the first "Control Number". Enter the
  2095.              actual units sold and press enter.  Then, the data for the
  2096.              next sequential "Control Number" will be displayed. Press F1
  2097.              to retrieve data for a new "Control Number" at random.
  2098.  
  2099.              ACCESSING DATA USING THE ITEMS STOCK NUMBER
  2100.              Press F4 to switch to the Stock Number Field.  Enter the
  2101.              Stock Number and press <ENTER>.  Next, enter units sold then
  2102.              press <ENTER>. The  cursor will return to the stock number
  2103.              field and wait for you to enter the next stock number.
  2104.  
  2105.              It is possible to switch back and forth between Stock and
  2106.              control numbers using the F1 and F4 keys. Entering sales
  2107.              amounts that are larger than what is actually "On Hand" is
  2108.              allowed. However, the master file will post the sales and
  2109.              reset the "On Hand" to zero.  Negative amounts "On Hand"
  2110.              will not be posted. After you have completed your sales
  2111.              transactions, a work file is created which must be posted to
  2112.              the Master Data File.  Corrections to the work file may be
  2113.              made prior to posting the sales.
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.  
  2118.  
  2119.                                        Page - 35
  2120.  
  2121.  
  2122.  
  2123.  
  2124.                                     "The Retailer"
  2125.              THE COMPANY INFORMATION SCREEN
  2126.  
  2127.                   < RETAILER - COMPANY INFORMATION >
  2128.              For HELP, move cursor to item in question and press <F2> key
  2129.                         Press  <ESC>ape key to exit
  2130.  
  2131.              Min Stock Level equals a ___ Day supply of stock
  2132.  
  2133.              Maximum Stock Level equals a ___ Day supply of stock
  2134.  
  2135.              Use Status Code in Purchase Orders? <Y>es or <N>o [_]
  2136.  
  2137.              Status Code Sorting Criteria:A=__% B=__% C=__% (Z=no sales)
  2138.  
  2139.              Smoothing Constant is set at: __
  2140.  
  2141.              Lowest Allowable Stock Levels:(A percentage X Case Quantity)
  2142.              For Status Code: A __%  Code B__%  Code C__%  Code Z__%
  2143.  
  2144.  
  2145.  
  2146.  
  2147.              COMPANY INFORMATION SCREEN
  2148.              This screen contains changeable values that are used by the
  2149.              software. These initial values may be adjusted to meet your
  2150.              particular needs. Move the cursor to a field that you want
  2151.              changed. Make your adjustments then press the <ESC> key to
  2152.              exit the program.
  2153.  
  2154.              An error message will be displayed if you made any changes
  2155.              that are incompatible with the software. The message will
  2156.              tell you what needs correcting.  Any changes you make will
  2157.              remain effective until you manually adjust them.
  2158.  
  2159.              Minimum Stock Level (Reorder Point) equals a 40_ Day supply
  2160.              of Stock:
  2161.              This "number of days" is how long you expect the quantity of
  2162.              stock in the "Reorder Point" to take to sell. This number is
  2163.              used by the program that changes the "Min/Max Stock Levels".
  2164.  
  2165.              Maximum Stock Level equals a 70_ Day supply of stock:
  2166.              This number of days is how long you expect the quantity of
  2167.              stock in the "Maximum Stock Level" to take to sell. This is
  2168.              also used by the program that changes the "Min/Max Stock
  2169.              Levels".
  2170.  
  2171.              Use Status Code in Purchase Orders <Y>es or <N>o [N]:
  2172.              This option is used when preparing purchase orders prior to
  2173.              a peak selling season. It will bring all your best selling
  2174.              "A" items up to their Maximum Stock levels regardless of
  2175.              their "Reorder Points". See the "Order Code" information in
  2176.              the "Add/Change Inventory" program for more information.
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.                                        Page - 36
  2181.  
  2182.  
  2183.  
  2184.  
  2185.                                     "The Retailer"
  2186.              Status Code Sorting Criteria
  2187.              The "Status Code" represents a letter-code ranking of the
  2188.              current sales dollars that the item produced. The letter
  2189.              code A, B, C, or Z is placed in the Status Code when you run
  2190.              the "Sort Sales Data" program.
  2191.  
  2192.              The initial setting of the sorting Break Points for each
  2193.              letter code are:
  2194.  
  2195.              "A" = Sales that are 80% of the total(Best Sellers)
  2196.              "B" = Sales from 80 to 95% of total  (Average Sales)
  2197.              "C" = Sales from 95 to 100% of total (Poor Sales)
  2198.              "Z" = Zero sales for this period.    (No Sales)
  2199.  
  2200.              Generally, 20% of the items you stock make up 80% of your
  2201.              total sales. These items are the "Bread and Butter" of your
  2202.              business. If your ratios are different, then change these
  2203.              sorting levels to meet your needs.
  2204.  
  2205.              NOTE: The break point for "A" must be less that "B"'s and
  2206.              the break point for "B" must be less than "C"'s.
  2207.  
  2208.              Smoothing Constant
  2209.              This is used by the program that changes the "Min/Max Stock
  2210.              Levels". This number affects the limits that are imposed in
  2211.              the formula on items that would have the most abrupt stock
  2212.              level changes.  The lower this number becomes, the more
  2213.              cautiously the stock levels change. As this constant
  2214.              approaches 100, fewer restrictions are placed on the
  2215.              boundaries.
  2216.  
  2217.              LOWEST ALLOWABLE STOCK LEVELS
  2218.              This is used by the program that changes the "Min/Max Stock
  2219.              Levels". Defining the lowest allowable stock levels on low
  2220.              or no-sale items can be done manually or by letting the
  2221.              program set default values for your stock levels.
  2222.  
  2223.              To set your stock levels manually and restrain the program
  2224.              from changing your settings, enter a "N" in the Update field
  2225.              in the "Add/Change Inventory" program screen.
  2226.  
  2227.              Items that do not have enough sales activity to generate a
  2228.              valid predictable stock level will default to:
  2229.               Max Stock Level = One Case Quantity
  2230.               Min Reorder Point = Percentage of Case Quantity
  2231.  
  2232.              The Status Code assigned to the item being evaluated
  2233.              determines what the percentage of the Case Quantity will be.
  2234.              Sample settings are:
  2235.              "A" = 33%, "B" = 17%, "C" = 0%, "Z" = 0%
  2236.  
  2237.              For example, for an "A" item the percentage is 33. If the
  2238.              item has a case quantity of 6, the default stock levels
  2239.              would be: 2 / 6 (Min Reorder Point/Max Stock Level).
  2240.  
  2241.                                        Page - 37
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.                                     "The Retailer"
  2247.  
  2248.              This concludes the data found in the help files.
  2249.  
  2250.              While "The RETAILER" is easy to use, it does take a little
  2251.              time to remember the sequence of events that you must
  2252.              follow.  It is easy, at first, to loose you place and forget
  2253.              to receive or post an order. The following is provided for
  2254.              your reference when processing your inventory.
  2255.  
  2256.              * FLOW CHARTS  *(Included with printed manual when you
  2257.              register this software)
  2258.              The next three pages contain flow charts that you may follow
  2259.              which should assist you in following the sequence of events
  2260.              that take place during a typical order processing session.
  2261.              Note: Page 3 of the flow charts is used only when you wish
  2262.              to have the computer adjust you min/max stock levels.
  2263.  
  2264.              ADVANCED FEATURES SECTION
  2265.  
  2266.              SALES HISTORY
  2267.              Track monthly sales history by item and location. View video
  2268.              graphics of your sales figures as well as statistics, trend
  2269.              analysis by item and a printed sales history report.
  2270.  
  2271.              PRINTER REDIRECTION
  2272.              Print reports to disk or screen. This alone will save a ton
  2273.              of paper and time. Well worth the cost of registering.
  2274.  
  2275.              SEGMENT VENDORS
  2276.              Maintain separate databases for large volume vendors.  This
  2277.              is helpful when you buy many items from the same vendor.
  2278.  
  2279.              PRICE TAGS
  2280.              A utility that will print price tags from your purchase
  2281.              orders on a standard size label. Makes pricing and counting
  2282.              inventory a breeze.
  2283.  
  2284.  
  2285.  
  2286.  
  2287.  
  2288.  
  2289.  
  2290.  
  2291.  
  2292.  
  2293.  
  2294.  
  2295.  
  2296.  
  2297.  
  2298.  
  2299.  
  2300.  
  2301.  
  2302.                                        Page - 38
  2303.  
  2304.  
  2305.  
  2306.  
  2307.                                     "The Retailer"
  2308.              INSTRUCTIONS FOR THE ADVANCED FEATURES
  2309.  
  2310.              SALES HISTORY
  2311.              Sales history files are used to let you get a general
  2312.              feeling for the activity level of the inventory products
  2313.              that you are monitoring.  These history files are not used
  2314.              in any inventory stock level recalculation. They are
  2315.              designed to give you some insight as to what the historical
  2316.              trend is for the items you are tracking.  You might want to
  2317.              make some manual adjustments to you stock levels if you see
  2318.              a trend that seems to be cyclical.
  2319.  
  2320.              All sales history functions are run from the RETAILER menu.
  2321.              They are found in the E.O.P. (End of Period) menu
  2322.              selections.  You may choose either an individual location or
  2323.              all locations combined. The ALL option adds the sales for
  2324.              all locations together and gives you the overall performance
  2325.              for each item.
  2326.  
  2327.              1. EXTRACT sales figures.
  2328.              When you have finished a month's sales transactions, you
  2329.              should EXTRACT these sales figures for each location to the
  2330.              sales history file.  When you have finished a month's sales
  2331.              transactions for all the locations, then you should EXTRACT
  2332.              sales from ALL locations. This will create a separate file
  2333.              with all store's sales combined.
  2334.  
  2335.              Unit sales figures are copied from the Current Sales field
  2336.              from your MDF (Master Data File), to the proper month/year
  2337.              in the History file.  When you select "EXTRACT sales ONE",
  2338.              you will select the store location to process. Then, you
  2339.              will have the option to either ADD or REPLACE the sales in
  2340.              the History file.
  2341.  
  2342.              ADD will accumulate the current sales to the month/year that
  2343.              you select for the history file. You would use the ADD
  2344.              option if you wanted to clear your current sales daily or
  2345.              weekly and still wanted the monthly summary in the history
  2346.              file.
  2347.  
  2348.              CAUTION: Do not clear your current sales figures before you
  2349.              transfer the units sold to the history file. Once you clear
  2350.              the current sales figures you will not be able to extract
  2351.              any unit sales for that month.
  2352.  
  2353.              REPLACE will make an exact copy of the Current unit sales to
  2354.              the month/year selected in the History file.
  2355.  
  2356.              Note: The first time you EXTRACT sales figures, you will be
  2357.              asked to input the BASE YEAR for this set of history files
  2358.              i.e... 1991.  This sets the starting year for your reports.
  2359.  
  2360.  
  2361.  
  2362.  
  2363.                                        Page - 39
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.                                     "The Retailer"
  2369.              2. GRAPH sales figures
  2370.              Selecting the GRAPH option (One Store or ALL) will give you
  2371.              a Bar Chart on your Color Monitor (Must have either EGA/VGA
  2372.              monitor). It will take several months of sales data for the
  2373.              chart to become meaningful.  Specific trends can be observed
  2374.              from the sales activities that will help you anticipate
  2375.              sales of new items that have no history.  Yearly comparisons
  2376.              will show which items are performing better/worse than the
  2377.              same month last year.
  2378.  
  2379.              The History file will keep five year's of sales history.
  2380.              Years that have no activity will not appear on the chart or
  2381.              printout.
  2382.  
  2383.              The legend in the far right side of the screen gives you the
  2384.              available commands for the Graphics.
  2385.  
  2386.              UP Arrow:   Use either the Up Arrow or the Page Up key to
  2387.              view the previous item.
  2388.  
  2389.              Down Arrow: Use either the Down Arrow or the Page Down key
  2390.              to see the next item in the file.
  2391.  
  2392.              Left Arrow: Use the Enter key or any key not in the legend
  2393.              to see the item's sales statistics; then press the Enter Key
  2394.              again to view the ScatterPlot of  the sales with a trend
  2395.              line plotted.  Again it  will take several months of sales
  2396.              for this line to show a meaningful trend.
  2397.  
  2398.              F:  Press the F key to Find an item in the list. You  will
  2399.              enter the control number of the item you are looking for,
  2400.              and the program will skip to that item if it exists.
  2401.  
  2402.              Press the <ESC>ape key to exit the graph display and return
  2403.              to the Menu.
  2404.  
  2405.              3. PRINT Sales History
  2406.              Selecting the Print option will print the unit sales history
  2407.              for each item by month/year on the printer.  This output may
  2408.              be Redirected to a disk file using the RET option described
  2409.              later in this text.
  2410.  
  2411.              NOTE: Items in the history files are created/updated/deleted
  2412.              based upon what is found in your Master Data File at the
  2413.              time you EXTRACTed the sales. If you alter the Control
  2414.              number sequence in the Master Data File, then the History
  2415.              files will be updated to match the same sequence.
  2416.  
  2417.              If you change an item's Control number in the MDF, then the
  2418.              history file will reflect the changes made.
  2419.  
  2420.  
  2421.  
  2422.  
  2423.  
  2424.                                        Page - 40
  2425.  
  2426.  
  2427.  
  2428.  
  2429.                                     "The Retailer"
  2430.              If you change an item's Stock Number in the MDF, then the
  2431.              history file will create a new item for that new stock
  2432.              number, and the history for the old stock number will be
  2433.              lost.
  2434.  
  2435.              Deleted items in the MDF will be removed from the history
  2436.              file the next time you EXTRACT sales.
  2437.  
  2438.              You must have ample disk space to store your history files.
  2439.              Once created, they will not grow larger until you add new
  2440.              items to the MDF.
  2441.  
  2442.              WARNING: Due to the size of the history files, they are not
  2443.              backed up in the Back-Up menu selection. You must use some
  2444.              other means of making backup copies for restoration if
  2445.              something goes wrong. See your DOS manual command "BACKUP".
  2446.  
  2447.              PRINTER REDIRECTION
  2448.              Printer Redirection means that output which was intended to
  2449.              go to the printer is rerouted to another device. In this
  2450.              case the printer output is routed to disk files named
  2451.              REPORT#0 and REPORT#a through REPORT#z.
  2452.  
  2453.              From the DOS command line type: RET (Short for RETailer)
  2454.              instead of the normal RETAILER command. RET will do the
  2455.              rerouting and then execute the RETAILER command. Redirection
  2456.              stays in effect for all printing until you exit the program.
  2457.  
  2458.              The normal menu will appear. All functions will appear
  2459.              normal except when you request a print option from the menu
  2460.              you will hear the report being written to the hard drive
  2461.              instead of to the printer. All print requests will be
  2462.              appended to the same report file until you exit the Main
  2463.              Menu with the ESCape key.  Report files will contain a
  2464.              "Stack" of output forms. You will then be presented with a
  2465.              new menu that will give you the following options:
  2466.  
  2467.              View Report, Print Report, Erase Report , Save Report
  2468.  
  2469.              Select "VIEW Report" to view the report on your video
  2470.              monitor. The report will appear just as it would on paper.
  2471.              Press the right arrow to see the right side of the page.
  2472.              Return to the left side of the report with the left arrow.
  2473.              Press the F1 key to see the allowable keys that you may use
  2474.              to scroll through the file. Escape will end the viewing and
  2475.              return you to the menu above.
  2476.  
  2477.              Select "PRINT Report" to print the report at the end of your
  2478.              session.  This is handy if you want to print a lot of
  2479.              counting forms for different stores and don't want to wait
  2480.              around to push the keys for each one.  You may press the
  2481.              <ESC>ape key to terminate the printing.
  2482.  
  2483.  
  2484.  
  2485.                                        Page - 41
  2486.  
  2487.  
  2488.  
  2489.  
  2490.                                     "The Retailer"
  2491.              Select "ERASE Report" to remove the print report from the
  2492.              disk.
  2493.              Select "Save Report" to keep the report intact for future
  2494.              reference.
  2495.              Or, pressing the ESCape key will exit the program. The
  2496.              report file will remain on the disk if you do not select
  2497.              ERASE Report before you exit the program. You might want to
  2498.              use your favorite file browsing program to view the reports.
  2499.  
  2500.              Reports that are left on the disk may only be accessed from
  2501.              DOS with standard commands like:TYPE, PRINT, DELETE etc.
  2502.              Refer to your DOS manual if your not familiar with these
  2503.              commands.  If you leave reports on the disk, each time your
  2504.              use the RET command a new report file will be added to the
  2505.              disk with a different id letter on the end. RET will make up
  2506.              to 27 unique report names. These reports will consume disk
  2507.              space rapidly. Again, make sure that you have plenty of
  2508.              space on you drive before redirecting long reports.
  2509.  
  2510.              SEGMENT VENDORS
  2511.              This version of "The Retailer" allows you to create separate
  2512.              databases for different vendors, categories of products or
  2513.              any other criteria you may need.
  2514.  
  2515.              How this works is as follows:
  2516.  
  2517.              When you type: RETAILER, the MDF is created in the default
  2518.              subdirectory called INVNTORY. All sales, purchase orders and
  2519.              other files are stored in this directory.
  2520.  
  2521.              If you were to type: RETAILER ALLIED  (or any valid
  2522.              directory name) then the default directory is not used and a
  2523.              new directory named ALLIED is created. All transactions will
  2524.              now be made in this directory.  All inventory data that
  2525.              exists in the INVNTORY directory will be hidden from the
  2526.              inventory data in the ALLIED directory.
  2527.  
  2528.              You may use as many different subdirectories as your machine
  2529.              will allow.  This will allow you to track as many different
  2530.              inventory items as your hard drive can hold.
  2531.  
  2532.              Each directory you create will have its own history file
  2533.              subdirectory (if used); and, backup/restore subdirectory (if
  2534.              you selected the same drive letter when you backup you
  2535.              inventory data).
  2536.  
  2537.  
  2538.  
  2539.  
  2540.  
  2541.  
  2542.  
  2543.  
  2544.  
  2545.  
  2546.                                        Page - 42
  2547.  
  2548.  
  2549.  
  2550.  
  2551.                                     "The Retailer"
  2552.              A Sample directory tree could look like this:
  2553.  
  2554.              C:\RETAILER\---+---INVNTORY\-+-HISTORY\
  2555.                             |             |
  2556.                             |             +-INVECOPY\
  2557.                             |
  2558.                             |
  2559.                             |
  2560.                             +-----ALLIED\-+-HISTORY\
  2561.                             :             |
  2562.                             :             +-INVECOPY\
  2563.                             :
  2564.  
  2565.  
  2566.              Printer Redirection is used the same way as the RETAILER
  2567.              command. Type:
  2568.  
  2569.               RET ALLIED
  2570.  
  2571.               to redirect printer output from the ALLIED directory.
  2572.  
  2573.              NOTE: "The Retailer's" BACKUP/RESTORE commands
  2574.              backup/restore to  the current inventory subdirectory.  Each
  2575.              inventory directory that you create must be backed up
  2576.              individually.    Mark you backup disks with the directory
  2577.              name you created to avoid confusion.
  2578.  
  2579.              PRICE TAGS
  2580.              Another handy feature that you have is the ability to print
  2581.              your price tags on your printer from your purchase orders.
  2582.              This has many advantages. Your printer prints all the tags
  2583.              for the order with all the data you need to identify the
  2584.              product with it arrives.  It also makes taking an inventory
  2585.              easier because the control number is printed on the tags.
  2586.              Print out a counting form in control number sequence, and
  2587.              you have an easy reference to the item.
  2588.  
  2589.              The Price tags are printed on a standard label that is
  2590.              available from many mail order computer form vendors: They
  2591.              are described as:  Pressure Sensitive Labels 1" x 15/16" 12
  2592.              Across a page
  2593.  
  2594.              One Vendor is: Lyben Computer Systems (313) 649-4500
  2595.                           1150 Maplelawn
  2596.                           Troy, MI 48084
  2597.                             Their Stock number is: LCS#0454
  2598.                             100,000 labels @ $135.00  (as of 1991)
  2599.  
  2600.              This is a standard size label and may be found elsewhere in
  2601.              lower quantities.
  2602.              You must have a wide carriage printer to us these forms.
  2603.              They will not fit in an 80 column printer.
  2604.  
  2605.  
  2606.  
  2607.                                        Page - 43
  2608.  
  2609.  
  2610.  
  2611.  
  2612.                                     "The Retailer"
  2613.              Another Vendor: NEBS Computer Forms Division (800) 225-9550
  2614.                            500 Main Street
  2615.                            Groton, MA 01471
  2616.  
  2617.                              Continuous Pricing Labels
  2618.                              Product 9800-CNC White 13"Carrier Width
  2619.                              12,000 labels @ 36.95
  2620.  
  2621.              The software will use one line of labels for each item as
  2622.              follows:
  2623.              There are twelve labels per row. Descriptive information is
  2624.              printed on the first three labels. This will help to
  2625.              identify the product when received. The next one to nine
  2626.              label are printed as price  tags. The actual quantity
  2627.              printed will equal the quantity in the Purchase Order.
  2628.  
  2629.              There are two option for printing price tags. You can print
  2630.              them either in Control Number sequence or by the Stock
  2631.              Number sequence.  The price tag will have five lines printed
  2632.              on each tag as described below.
  2633.  
  2634.              Line 1: The Vendor Name as listed in the MDF  (Master Data
  2635.              File)
  2636.              Line 2: The Stock Number from the MDF
  2637.              Line 3: A Date code  from your computer's system date.
  2638.              Example: 911225 can be read as 1991 Dec 25
  2639.              Line 4: Your control number from the MDF
  2640.              Line 5: The Retail price that you assigned in the MDF
  2641.  
  2642.              There is an option included which prints an alignment form
  2643.              to position the labels on your printer.
  2644.  
  2645.              ADDITIONAL LOCATIONS
  2646.              This program will monitor inventory in one to five stores
  2647.              only. Just ignore the extra locations if you have fewer than
  2648.              five locations.
  2649.  
  2650.              Registered users who wish to have more than five stores in
  2651.              their system may upgrade to a larger version.  Please call
  2652.              or write for a quote and indicate the number of stores you
  2653.              wish to monitor.
  2654.  
  2655.  
  2656.  
  2657.  
  2658.  
  2659.  
  2660.  
  2661.  
  2662.  
  2663.  
  2664.  
  2665.  
  2666.  
  2667.  
  2668.                                        Page - 44
  2669.  
  2670.  
  2671.  
  2672.  
  2673.                                     "The Retailer"
  2674.              DISCLAIMER OF WARRANTY
  2675.  
  2676.              THIS SOFTWARE AND MANUAL ARE SOLD "AS IS" AND WITHOUT
  2677.              WARRANTIES AS TO PERFORMANCE OF MERCHANTABILITY OR ANY OTHER
  2678.              WARRANTIES WHETHER EXPRESSED OR IMPLIED.  BECAUSE OF THE
  2679.              VARIOUS HARDWARE AND SOFTWARE ENVIRONMENTS INTO WHICH THIS
  2680.              PROGRAM MAY BE PUT, NO WARRANTY OF FITNESS FOR A PARTICULAR
  2681.              PURPOSE IS OFFERED.
  2682.  
  2683.              GOOD DATA PROCESSING PROCEDURE DICTATES THAT ANY PROGRAM BE
  2684.              THOROUGHLY TESTED WITH NON-CRITICAL DATA BEFORE RELYING ON
  2685.              IT. THE USER MUST ASSUME THE ENTIRE RISK OF USING THE
  2686.              PROGRAM. ANY LIABILITY OF THE SELLER WILL BE LIMITED
  2687.              EXCLUSIVELY TO PRODUCT REPLACEMENT OR REFUND OF PURCHASE
  2688.              PRICE.
  2689.  
  2690.  
  2691.              Revision List
  2692.  
  2693.              Version: 2.25
  2694.              First Shareware release 9/28/90
  2695.              Five Store version
  2696.  
  2697.              Version: 2.35
  2698.              Added installation program to allow user to specify Drive
  2699.              and Directory where programs and data reside.
  2700.  
  2701.              Repaired program that changes the min/max stock levels.
  2702.              Previous version always displays a notice that there is not
  2703.              enough data for the algorithm to produce meaningful results.
  2704.              This message normally appears when the small set of sample
  2705.              test data is used during the tutorial.
  2706.  
  2707.              Version: 2.45  10/14/90
  2708.              Changed Backup and Restore programs to backup/restore to any
  2709.              valid drive.
  2710.  
  2711.              Version: 2.55 1/15/91
  2712.              Added F7 function to sales transactions procession. Bypasses
  2713.              items that are not stocked in all locations during
  2714.              sequential inventory sales posting.
  2715.  
  2716.              Version: 3.05  1/28/91
  2717.              Combined Advanced features with standard version to conform
  2718.              to ASP specifications.  Adjusted printer checking routine.
  2719.  
  2720.              Version: 3.25  07/20/91 Squashed an ugly bug.
  2721.  
  2722.              Version: 4.05
  2723.              November 1991
  2724.              Reason for update:
  2725.              Major change in exe code size: 3 - 360K floppies to ONE!
  2726.              Incorporated run time library linkage to reduce the redundant
  2727.              code in the multiple exe modules.  Also, minor changes in
  2728.              printed reports.
  2729.  
  2730.  
  2731.                                        Page - 45
  2732.  
  2733.  
  2734.  
  2735.  
  2736.                                     "The Retailer"
  2737.              PACKING LIST
  2738.  
  2739.              Program listing for "The Retailer".
  2740.              Programs compiled with Microsoft C Version 6.00A
  2741.              Runtime Library Linkage with .RTLink
  2742.  
  2743.              These programs will be in the C:\RETAILER drive:\directory
  2744.              if you used the default names during installation.
  2745.  
  2746.              Program Name       Description
  2747.              ============       ===========
  2748.              BU       EXE - Backs up inventory data files
  2749.              COMPANY  EXE - Changes company information
  2750.              DATAFILE EXE - Maintains master inventory data
  2751.              EOPCLEAR EXE - Clears end of period sales figures
  2752.              INSTALL  EXE - Installs programs to hard drive (stays on
  2753.              floppy)
  2754.              MINMAX   EXE - Changes min/max reorder points
  2755.              POSTPO   EXE - Posts purchase orders
  2756.              POSTSALE EXE - Posts sales data
  2757.              POSTXX   EXE - Posts exceptions in purchase orders
  2758.              PRNTALL  EXE - Prints inventory data
  2759.              PRNTHIST EXE - Prints hard copy of unit sales history
  2760.              PRPURCH  EXE - Prints purchase orders
  2761.              PRSTORE  EXE - Prints inventory form
  2762.              PURCFILE EXE - Adjusts purchase orders
  2763.              PURCHASE EXE - Makes purchase orders
  2764.              REPAIR   EXE - Repairs master index file
  2765.              RET      EXE - Redirect all printer output to a disk file.
  2766.              RETAIL   EXE - Displays welcome screen
  2767.              RETAILER EXE - Master menu user interface
  2768.              RS       EXE - Restores inventory data from backup
  2769.              SALESFIL EXE - Sales transaction processor
  2770.              SEEDFILE EXE - Report browser
  2771.              SHOWFILE EXE - Displays p.o. file names
  2772.              SHOWONE  EXE - Performs video graphics of sales
  2773.              SORTABCZ EXE - Sorts sales data
  2774.              TAGS     EXE - Prints price tags.
  2775.              TITLES   EXE - Inputs users store names
  2776.              XTRKSALE EXE - Transfers sales data
  2777.  
  2778.              Version 4.05 additions
  2779.              RETLIB   RTL - Runtime library small library module
  2780.              TSETLIB  RTL - Runtime library various program tools
  2781.              RTLINKST COM - Runtime library linker by .RTLink
  2782.                             a product of Pocket Soft, Inc.
  2783.  
  2784.              PASSWORD EXE - For registered users to register
  2785.  
  2786.              NOTE: The programs listed will not execute properly outside
  2787.              of the user interface program "RETAILER". This is just to
  2788.              let you know what files to expect on your drive after
  2789.              installation.
  2790.  
  2791.                                        Page - 46
  2792.  
  2793.  
  2794.  
  2795.  
  2796.                                     "The Retailer"
  2797.              Support files in C:\RETAILER
  2798.              SETUP    BAT - Used to initialize RETAILER.INI file for BBS
  2799.              BBS      DOC - How to start from a zip file
  2800.              COMPANY  CRT - Company information screen
  2801.              COMPANY  HLP - Company information help file
  2802.              COMPANY  NFO - Company information file
  2803.              DATAFILE CRT - Master data file screen
  2804.              DATAFILE HLP - Help file for master data entry
  2805.              HISTORY <DIR>- Created - Directory for sales history data
  2806.              INVNTORY<DIR>- Created - Directory for inventory data
  2807.              MANUAL   DOC - This Manual
  2808.              POSCREEN CRT - Purchase order screen
  2809.              PURCFILE HLP - Help file for purchase orders
  2810.              READ     ME  - Introduction
  2811.              RETAIL   BIN - Title screen
  2812.              RETAILER INI - Initialization file
  2813.              SALESCRN CRT - Sales transaction screen
  2814.              SALESFIL HLP - Help file for sales entry
  2815.              TITLES   NFO - Created - Your store names
  2816.  
  2817.              Directory of  C:\RETAILER\INVNTORY
  2818.  
  2819.              DATAFILE DAT - Master data file
  2820.              DATAFILE NDX - Control number index
  2821.              DATAFILE STX - Stock number index
  2822.              INVECOPY<DIR>- Directory for backup files [if same drive
  2823.              selected]
  2824.              P????#?  DAT - Typical purchase order file
  2825.              P????#?  NDX - Index for matching purchase order
  2826.              SLTRX#?  DAT - Typical sales transaction file
  2827.              SLTRX#?  NDX - Index for matching sales trx file
  2828.  
  2829.              Directory of  C:\RETAILER\HISTORY
  2830.              various DAT, NDX, and STX files for each location
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.  
  2842.  
  2843.  
  2844.  
  2845.  
  2846.  
  2847.  
  2848.  
  2849.  
  2850.                                        Page - 47
  2851.  
  2852.  
  2853.  
  2854.  
  2855.                                     "The Retailer"
  2856.              INDEX
  2857.              -----  A  -----
  2858.              ACCESSING DATA BY CONTROL NUMBER 35
  2859.  
  2860.  
  2861.              -----  C  -----
  2862.              COMPANY INFORMATION SCREEN 36, 47
  2863.              CONTROL NUMBER 7, 15, 20-21, 24-25, 30-31, 33, 35, 40,
  2864.                43-44, 47
  2865.              CREATE MANUAL PURCHASE ORDER 21
  2866.  
  2867.  
  2868.              -----  D  -----
  2869.              DATA FIELD DESCRIPTIONS 25
  2870.              DATE 10, 19, 23, 26, 28, 44
  2871.              DELETE AN ITEM IN A PURCHASE ORDER 14
  2872.              DELETE entire purchase order 32
  2873.              DIS = Discontinued Item 27
  2874.              DOS SHELL 19, 22, 33
  2875.              DUPLICATING PURCHASE ORDER 21
  2876.  
  2877.  
  2878.              -----  E  -----
  2879.              EDITING A PURCHASE ORDER 14
  2880.              ENTER SALES DATA 7, 16
  2881.              ENTERING SALES FROM A PHYSICAL INVENTORY 34
  2882.              ENTERING SALES FROM SALES RECEIPTS OR SALES JOURNALS 35
  2883.              ENTERING YOUR INITIAL INVENTORY 20
  2884.              EQUIPMENT 7, 10
  2885.              ERASE Report 41-42
  2886.              ESC 23, 25, 30-31, 33-34, 41-42
  2887.              EXTRACT sales figures 39
  2888.  
  2889.  
  2890.              -----  F  -----
  2891.              F1 = GO 23, 30, 34
  2892.              F10 = NEXT RCD 24, 31
  2893.              F2 = HELP 23, 31, 34
  2894.              F3 = DITTO 23, 31
  2895.              F4 = FIND STK# 24
  2896.              F4 = SEARCH BY STOCK NUMBER 31
  2897.              F5 = PREV STK# 24
  2898.              F6 = NEXT STK# 24
  2899.              F7 = <D>elete Record or <C>hange "Control Number" 24
  2900.              F7 = DELETE RCD 31
  2901.              F8 = TOGGLE 24
  2902.              F9 = PREV RCD 24, 31
  2903.              FLOW CHARTS 38
  2904.  
  2905.  
  2906.              -----  G  -----
  2907.              GENERATE SUGGESTED PURCHASE ORDER 17
  2908.              GETTING STARTED 20
  2909.              GRAPH sales figures 40
  2910.  
  2911.                                        Page - 48
  2912.  
  2913.  
  2914.  
  2915.  
  2916.                                     "The Retailer"
  2917.  
  2918.  
  2919.              -----  I  -----
  2920.              INSTALLATION 10-13, 45-46
  2921.  
  2922.  
  2923.              -----  L  -----
  2924.              LastOrdr Date 28
  2925.              LIST OPEN PURCHASE ORDERS 15
  2926.              LOWEST ALLOWABLE STOCK LEVELS 36-37
  2927.  
  2928.  
  2929.  
  2930.              -----  M  -----
  2931.              MASTER DATA FILE 15-19, 25, 30-33, 35, 39-40, 44, 47
  2932.              MAX = Maximum order 27
  2933.              Maximum Stock Level 26, 36
  2934.              Minimum Stock Level 36
  2935.              MOVING THE CURSOR 25
  2936.  
  2937.  
  2938.              -----  O  -----
  2939.              OPEN PURCHASE ORDERS 15, 17
  2940.              ORDER CODE 23, 27
  2941.              ORDER QUANTITY 14, 30, 33
  2942.              Orders Placed 21, 28
  2943.              OUT = Out of Stock 27
  2944.              OVERAGES 16
  2945.  
  2946.  
  2947.              -----  P  -----
  2948.              Period Sales 29, 46
  2949.              POST SALES 17
  2950.              POST SALES TRANSACTIONS TO MASTER DATA FILE 17
  2951.              POSTING A PURCHASE ORDER 15, 30
  2952.              PRICE TAGS 38, 43-44, 46
  2953.              PRINT Report 11, 38, 41-42
  2954.              PRINT SALES EDIT LIST 17
  2955.              PRINT Sales History 40
  2956.              PRINTER REDIRECTION 12, 38, 41, 43
  2957.              PRINTING A PURCHASE ORDER 14
  2958.              PROGRAM START-UP 13
  2959.              PURCHASE ORDER 6-7, 13-17, 20-22, 25-28, 30-33, 36,
  2960.                38, 42-44, 46-47
  2961.              PURCHASE ORDER STATUS CODE 32
  2962.  
  2963.  
  2964.              -----  Q  -----
  2965.              Quanty OnOrdr 28
  2966.  
  2967.  
  2968.              -----  R  -----
  2969.              ReOrdr Point 28
  2970.              REPAIR 19, 45-46
  2971.  
  2972.                                        Page - 49
  2973.  
  2974.  
  2975.  
  2976.  
  2977.                                     "The Retailer"
  2978.              RUNNING "The Retailer" with normal printing 11
  2979.              RUNNING "The Retailer" with printer redirection 12
  2980.  
  2981.  
  2982.              -----  S  -----
  2983.              SALES HISTORY 10, 18-19, 38-40, 46-47
  2984.              Save Report 41
  2985.              SEGMENT VENDORS 38, 42
  2986.              SHORTAGES 16, 32
  2987.              Smoothing Constant 36-37
  2988.              Status Code 17, 27, 30, 32, 36-37
  2989.              Status Code Sorting Criteria 36-37
  2990.              STD = Standard 27
  2991.              STOCK LEVEL 8, 15, 18-21, 26-28, 36-39, 45
  2992.              STOCK NUMBER 7, 14, 21, 23-24, 26, 30-35, 41, 43-44, 47
  2993.              Stock OnHand 28
  2994.              SUGGESTED PURCHASE ORDER 13-14, 17, 21, 28, 30
  2995.  
  2996.  
  2997.              -----  U  -----
  2998.              UPDATE 6, 8, 20, 23, 26, 37, 40
  2999.              Use Status Code in Purchase Orders 36
  3000.  
  3001.  
  3002.  
  3003.              -----  V  -----
  3004.              VENDOR 7-8, 14-16, 20, 23, 25-27, 30, 33, 38, 42-44
  3005.              VIEW Report 41
  3006.  
  3007.  
  3008.              -----  Y  -----
  3009.              Y-T-D Sold 29
  3010.  
  3011.  
  3012.  
  3013.  
  3014.  
  3015.  
  3016.  
  3017.  
  3018.  
  3019.  
  3020.  
  3021.  
  3022.  
  3023.  
  3024.  
  3025.  
  3026.  
  3027.  
  3028.  
  3029.  
  3030.  
  3031.  
  3032.  
  3033.                                        Page - 50
  3034.  
  3035.  
  3036.  
  3037.  
  3038.                                     "The Retailer"
  3039.              INVOICE
  3040.  
  3041.  
  3042.              REMIT TO:
  3043.              RetailWare
  3044.              2107 West Britton Road
  3045.              Oklahoma City, OK  73120-1577
  3046.              (405)749-1763 Voice
  3047.              (405)751-5629 Fax
  3048.  
  3049.  
  3050.              FROM:
  3051.  
  3052.              ___________________________________
  3053.  
  3054.  
  3055.              ___________________________________
  3056.  
  3057.  
  3058.              ___________________________________
  3059.  
  3060.  
  3061.              ___________________________________
  3062.  
  3063.  
  3064.              Qty                             Unit Price         Total
  3065.  
  3066.              ___  "The Retailer"                  $49          _______
  3067.  
  3068.              ___  Upgrade (Registered Users)      $18          _______
  3069.  
  3070.                     Oklahoma residents add sales tax:          _______
  3071.  
  3072.                                                    Total       _______
  3073.  
  3074.  
  3075.              Enclose Check or provide credit card information below.
  3076.  
  3077.              __________________________________  _________    ________
  3078.              Credit Card Number                  Expires      MC/VISA
  3079.  
  3080.  
  3081.              I use:
  3082.                          (check one)
  3083.                     [  ]  5 1/4"
  3084.                     [  ]  3 1/2"
  3085.  
  3086.              Upon receipt of this paid invoice, a printed manual
  3087.              and current disk set will be sent.
  3088.  
  3089.  
  3090.  
  3091.  
  3092.  
  3093.                                        Page - 51
  3094.